DF - Gerir marcações

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Enquadramento e Âmbito

Uma das principais funções da área de trabalho Agendas é a gestão das marcações dos utentes para consultas de ambulatório, realização de exames, cirurgias, realização de tratamentos, entre outras.

Para gerir as marcações estão disponíveis as seguintes funções:

• Marcar

• Transferir

• Desmarcar

• Propriedades

Descrição Aplicacional

Como efetuar uma nova marcação?

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a slot pretendida e selecionar a opção Marcação simples.
   A mesma opção é apresentada no botão Marcar da barra de ferramentas;
   
   

   Open

   

2. No primeiro passo do Assistente de marcação é necessário:

   1. Pesquisar e selecionar o utente;

   2. Definir as Regras de faturação;

   3. Caracterizar a marcação. Alguns dos campos surgem preenchidos por defeito, retifique a informação;

   4. Clique em Seguinte.

      Open

      

3. No segundo passo do Assistente de marcação é necessário:

   1. Associar a ato à marcação (Clique em Inserir registo, para selecionar um ato pré-definido, ou em Escolher na classificação);

   2. Determine se quer Criar um novo episódio ou Selecionar um episódio existente;

   3. Clique em Terminar.

A marcação passa a estar na área de visualização da agenda. Ao colocar o ponteiro do rato sobre a marcação é apresentada uma tooltip com mais informação.

Efetuar marcação com prescrições de enfermagem

Ao realizar uma marcação que implique a prescrição de intervenções de enfermagem o contacto é gerado após a conclusão da marcação. Ao fechar o Assistente de marcação a prescrição de enfermagem é atualizada com a referência ao contacto gerado. Deste modo, no momento da prescrição da intervenção não é necessário escolher o plano de faturação nem agendar os tratamentos.

Caracterizar marcação de Sinistro

Quando no campo Tipo de marcação (1º ecrã do assistente) é selecionada a opção Sinistro são apresentados campos específicos, que permitem recolher a informação necessária para o seguimento do episódio.

A caracterização de um episódio de sinistro apresenta os seguintes campos específicos:

• Associar ao sinistro - permite associar a marcação a um episódio de sinistro já iniciado;

• Recaída do sinistro - permite indicar a existência de uma recaída num episódio já fechado. Posteriormente, é apresentada uma mensagem a informar que o Sinistro selecionado será reaberto;

• Novo sinistro - permite iniciar um novo episódio de sinistro. Ao iniciar um novo episódio é necessário indicar:

  • Nº de assistência (opcional);

  • Tipo de sinistro (obrigatório);

  • Descrição do sinistro (obrigatório);

  • Data do sinistro (obrigatório);

  • Hora do sinistro, País onde ocorreu o sinistro, Distrito ou Ilha/Munícipio e Onde ocorreu o sinistro (opcional);

  • Veio transferido de outro prestador (checkbox - opcional);

  • O utente é pensionista (checkbox - opcional).

Como realizar outras marcações?

1. Clicar com o botão direito do rato na slot pretendida e selecionar a opção Outras marcações. A mesma opção é apresentada no botão Marcar da barra de ferramentas;

2. Selecionar o tipo de marcação pretendida e clicar em Seguinte;
   Se necessário, podem ser registados dados adicionais no campo Anotações para esta atividade;

3. Associar, se necessário, atos à marcação e clicar em Seguinte.
   Caso não seja necessário adicionar atos, deve ser selecionada a opção Não faturar nenhum ato;

4. Indicar a agenda onde será efetuada a marcação e clicar em Terminar.

Como realizar uma marcação de atividades de grupo?

As atividades de grupo podem ser planificadas na agenda, caso exista um médico responsável pela realização. Consultar Atividades de grupo para mais informação.

1. Clicar com o botão direito do rato na slot pretendida e selecionar a opção Marcações de grupo de utentes. A mesma opção é apresentada no botão Marcar da barra de ferramentas;

2. Selecionar a atividade a agendar e clicar em Seguinte.
   Se necessário, podem ser registados dados adicionais no campo Anotações para esta marcação;

3. Indicar a agenda onde será efetuada a marcação e clicar em Terminar.

Alterar estado da marcação

Ao efetuar uma marcação esta surge com a cor verde, que corresponde ao estado Ainda não chegou.

Para alterar o estado da marcação é necessário:

• Clicar com botão direito do rato sobre uma marcação;

• Selecionar a opção Estados;

• Clicar sobre o estado pretendido.

Após a alteração do estado, na área de visualização da agenda a marcação passa a apresentar a nova cor correspondente.

Admitir o utente

Ao alterar o estado da marcação para Chegou é necessário realizar a Admissão de utente. Esta janela é composta por:

1. Área de avisos - onde são apresentados avisos relacionados com os dados do utente incompletos e consentimentos (RGPD) por emitir/anexar. As ações em falta podem ser realizadas sem sair da janela;

2. Seleção da sala de espera - ao admitir o utente é necessário colocá-lo numa sala de espera a aguardar a consulta. Por defeito, está selecionada a sala de espera da agenda, mas pode ser selecionada outra;

3. Listagem de atos - na admissão do utente podem ser consultados/editados os atos associados à marcação;

4. Regra de faturação - permite retificar, se necessário, a entidade responsável;

5. Observações - campo não editável, onde podem ser consultadas as observações registadas na marcação.

Conferida toda a informação, é necessário clicar em Admitir (6) para colocar o utente na sala de espera. A marcação passa a assumir a cor do estado correspondente.

Para além do botão Admitir, no rodapé da janela constam os seguintes botões:

• Imprimir - permite imprimir a seguinte informação para o utente: Instruções para a marcação, Circuito do utente, Etiquetas e Outros documentos;

• Alterar ordem de atendimento - caso o utente seja prioritário, é possível forçar a posição do utente na sala de espera ou realizar uma permuta com um utente em espera;

• Ficha administrativa - a ficha administrativa do utente pode ser consultada/retificada sem sair da janela de admissão;

• Sala de espera - permite consultar a sala de espera selecionada.

Admitir utente através do fluxo de admissão

Ao alterar o estado da marcação para Chegou é apresentado o segundo ecrã do assistente Admitir utente.

No segundo passo do assistente Admitir utente é apresentada a informação administrativa do utente. No passo seguinte, a marcação está selecionada por defeito (sendo possível selecionar outras marcações) e a admissão da sala de espera é completada no último ecrã.
Consultar DF - Admitir utente para mais informação.

Ao efetuar uma marcação o M1 alerta para existência de prescrições não agendadas?

No segundo ecrã do Assistente de marcação é apresentado um alerta caso o utente tenha prescrições por agendar. O M1 verifica quais são os atos associados ao Tipo de slot selecionado, no primeiro ecrã, para que nos Atos pré-definidos sejam apresentados apenas os associados ao slot. O alerta apresentado também difere caso as prescrições por agendar correspondam, ou não, a atos admissíveis no slot:

• Este utente tem prescrições por agendar - o alerta é apresentado se existirem prescrições por agendar e nenhum dos atos for admissível no slot;

• Este utente tem prescrições por agendar com atos admissíveis nesta agenda - o alerta é apresentado se existirem prescrições por agendar em que pelo menos um ato é admissível no slot.

O alerta é apresentado de acordo com o tempo parametrizado na definição Antiguidade das requisições internas que apresentam alerta no agendamento (dias) (Módulo de Configuração > Definições).

Os atos clínicos a agendar podem ser adicionados através do botão Inserir registo ou Escolher na classificação (despoleta a janela Pesquisa de atos clínicos). Ao clicar em Inserir registo é apresentada uma listagem de atos ordenada da seguinte forma:

• Requisição [data de requisição] [nome prescritor] (1)- este agrupador é apresentado se estiver ativa a definição Mostrar requisições internas no agendamento (Configuração > Definições). As requisições estão ordenadas da mais recente para a mais antiga e são apresentadas as dos últimos X dias, de acordo com o estipulado na definição Antiguidade das requisições internas que apresentam alerta no agendamento (dias);

• Atos pré definidos (2) - atos admissíveis para o tipo de slot. Os atos admissíveis são parametrizados na tabela Tipos de slots da agenda de marcações (módulo de Configuração > Tabelas);

• Requisições anteriores (3) - este agrupador é apresentado se estiver ativa a definição Mostrar requisições internas no agendamento (Configuração > Definições). As requisições estão ordenadas da mais recente para a mais antiga e são apresentadas as dos últimos X meses, de acordo com o estipulado na definição Antiguidade das requisições internas que apresentam alerta no agendamento (meses).

Quando é adicionado um ato o M1 verifica se é admissível para o slot, de acordo com o definido na regra da agenda Permite escolher atos não associados o tipo de slot (Configuração > Organização própria > Regras). Caso os atos não sejam admissíveis, e a regra esteja parametrizada como Sim, com aviso, é apresentada uma mensagem de confirmação que identifica os atos não associados e permite escolher entre manter ou remover os atos.

Como transferir uma marcação?

Sempre que necessário, as marcações podem ser transferidas para outro horário/dia, na agenda onde se encontram ou para outra agenda. A transferência pode ser única ou múltipla.

Transferência única

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a marcação e selecionar a opção Transferir marcações.
   A mesma opção é apresentada no botão Transferir da barra de ferramentas;

2. Os dados da marcação original são apresentados no lado esquerdo;

3. O novo horário está no lado direito. Este campo vai sendo preenchido de acordo com a seleção feita na agenda (é possível selecionar dias/slots na agenda enquanto a janela Transferir marcações está aberta);

4. Indicar o Motivo da transferência.
   Os motivos são parametrizados na tabela Motivos para transferência de marcações;

5. Clicar em Transferir marcações.

Se necessário, pode ser realizada uma pesquisa de vagas mais específica:

1. Clicar em Procurar outras vagas;

2. Determinar os filtros da pesquisa a realizar;

3. Clicar em Próximas vagas;

4. As vagas correspondentes surgem listadas. Selecionar a pretendida;

5. Clicar em Escolher;

6. A informação da vaga selecionada é apresentada no lado direito da janela Transferir marcações;

7. Indicar o Motivo da transferência;

8. Clicar em Transferir marcações.

Opções copiar/cortar e colar

A transferência também pode ser efetuada através das funções Copiar/Cortar e Colar, listadas ao clicar com o botão direito do rato sobre a marcação:

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a marcação e selecionar a opção Copiar ou Cortar.
   Também podem ser usados os atalhos de teclado CTRL+C ou CTRL+X;

2. Selecionar a slot de destino, clicar com o botão direito do rato e selecionar a opção Colar;

3. Confirmar a ação (opção Copiar) ou indicar o Motivo e clicar em Transferir marcações (opção Cortar).

Transferência massiva

A transferência massiva permite que todas as marcações de um profissional, agendadas num período de tempo, sejam transferidas para outro profissional.

1. Na função Transferir selecionar a opção Transferências múltiplas;

2. Indicar o Motivo da transferência;

3. Clicar em Inserir registo ;

4. Indicar a transferência a realizar, sendo necessário preencher os campos Agenda de origem, Agenda de destino, Data e hora de início e Data e hora de fim;

5. Clicar em Confirmar alterações .

   1. Repetir os passos 3, 4 e 5 as vezes necessárias;

6. Clicar em Transferir.

Como desmarcar uma consulta?

1. Clicar com o botão direito do rato sobre a marcação e selecionar a opção Desmarcar.
   A função Desmarcar da barra de ferramentas apresenta o mesmo comportamento;

2. Selecionar a opção Desmarcar;

3. Indicar o Motivo para a desmarcação.
   Os motivos são parametrizados na tabela Motivos para transferência desmarcações;

4. Registar observações (opcional);

5. Clicar em Desmarcar.

Caso o utente pretenda pode ser transferido para uma lista de espera. Para tal, é necessário:

• Selecionar a opção Transferir para uma lista de espera;

• Selecionar a lista de espera pretendida;

• Indicar o Motivo para a transferência.

É possível consultar as propriedades da marcação?

Sempre que necessário podem ser consultadas as características de uma marcação, através do botão Propriedades ou da opção apresentada ao clicar com o botão direito do rato sobre a marcação.

Na janela Propriedades da marcação é possível consultar as informações associadas à marcação:

• Características gerias da marcação:

  • Tipo de marcação e Tipo de atividade clínica;

  • Sistema de origem;

  • Marcação para, Hora de início e Hora de fim prevista;

  • Unidade orgânica e Especialidade (editáveis);

  • Estado atual;

  • Marcação efetuada por, Marcação efetuada em e Senha associada;

• Separadores complementares:

  • Notas do agendamento e Notas do prescritor;

  • Motivos;

  • Atos;

  • Características;

  • Movimentos;

  • Regra de faturação;

  • Intervenções;

  • Marcações associadas;

  • Identidade.

No rodapé da janela constam os botões Abrir processo do utente (permite consultar o processo administrativo do utente) e Gravar (permite guardar a informação alterada, se necessário).

No separador Características é possível colocar o utente da lista de espera da agenda, ao assinalar a opção O utente deseja a marcação em data anterior.

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