DF - Conetor ADSE

Conteúdo da página

Enquadramento e Âmbito

A ADSE lançou uma nova versão do serviço de comunicação de faturas de forma eletrónica, através de integrações com sistemas de informação dos prestadores convencionados.

As principais alterações desta nova versão do serviço de comunicação verificam-se em dois momentos:

• No momento da emissão da fatura, onde podem ser associados mais dados, nomeadamente:

  • Diagnósticos ICD9 associados;

  • Identificação do utente como Dependente sem número de beneficiário;

  • Quadrante do dente ao faturar atos de estomatologia;

• No momento de envio da faturação os anexos geram dois documentos distintos:

  • Geral (Fatura do utente, Declarações médicas e/ou Prescrições de MCDTs);

  • Relatório médico.

Descrição Aplicacional

Como efetuar a admissão do utente e consultar os dados lidos no cartão de cidadão?

Admissão do utente com leitura do cartão de cidadão

No momento de admissão o M1 verifica as regras de integração definidas para a unidade de saúde.

Caso seja necessário Verificar elegibilidade na admissão, será invocado um serviço externo que verificará a elegibilidade do prestador, utente e respetivos atos. Em caso de erro será apresentada uma mensagem ao utilizador. O M1 não impedirá a admissão, é da responsabilidade do utilizador a sua reação a um determinado erro que o sistema externo devolva.

Estando parametrizada a obrigatoriedade de leitura do cartão de cidadão, ao abrir a janela de admissão o M1 apresentará a mensagem: Insira o cartão do cidadão do utente no leitor para verificar a sua identidade.

Ao inserir o cartão será apresentada a janela de dados do cartão e os dados administrativos do utente serão atualizados, inclusive a fotografia.

Se por alguma razão o utilizador não conseguir fazer a verificação de imediato deve clicar no botão que lhe permite efetuar essa leitura mais tarde.

Open

Consulta posterior dos dados lidos no cartão, nos episódios de Ambulatório

Através do separador Identidade, na janela Propriedades da marcação, o utilizador poderá consultar os dados lidos no Cartão de Cidadão: número do cartão, nome do utente, data e hora de leitura e a identificação do utilizador que efetuou a leitura. O botão Reler cartão do cidadão permite que se efetue nova leitura do cartão do cidadão.

Open

Consulta posterior dos dados lidos no cartão, nos episódios de internamento

No caso dos episódios de internamento, os dados da leitura de cartão ficarão disponíveis dentro de cada episódio.

• Internamento, nas características do internamento, na página de informação financeira. Através do botão Identidade poderá consultar a informação presente no Cartão de Cidadão;

   

Ao clicar no botão poderá visualizar a janela que mostra a informação presente no Cartão de Cidadão. O botão Reler cartão do cidadão... permite uma nova leitura do cartão.

Como faturar um episódio através do Conetor ADSE?

Antes de efetuar o envio para a ADSE é necessário faturar os atos pendentes do utente.

1. No primeiro ecrã do Assistente de faturação, selecione o utente e o/s episódio/s a faturar. Clique no botão Seguinte para prosseguir;

2. No segundo passo do Assistente de faturação pode visualizar os atos associados ao episódio e selecionar os que pretende faturar. Clique no botão Seguinte para prosseguir;

    

3. No terceiro ecrã do Assistente de faturação deve:

   • Clicar em Inf. Complementar para despoletar a janela Informação complementar, onde pode consultar/associar mais informação à fatura;

      

   • No caso de atos de estomatologia deve clicar em Ver e na opção Colunas selecionar Dentes/Faces. Caso o dente não se encontre definido selecione-o, o quadrante é obtido automaticamente consoante o dente selecionado.
     Se existir mais que um dente selecionado, é enviado o quadrante do primeiro dente listado.

      

3.1. Dependente sem número de beneficiário

• Para identificar o utente como ainda não tendo número de beneficiário é necessário selecionar a checkbox Dependente sem número de beneficiário (1);

• O dependente tem de ter na ficha administrativa o número de beneficiário do responsável. No momento em que assinala a checkbox, o M1 verifica se à data do detalhe mais recente o utente tinha menos de X meses.

3.2. Diagnósticos a enviar (ICD 9)

• Na parte inferior da janela Informação complementar constam os separadores Diagnósticos (selecionado por defeito) e Devolução. A seleção dos diagnósticos a enviar é realizada no separador Diagnósticos, ao selecionar uma das seguintes opções:

  • Diagnósticos registados nos episódios - selecionado por defeito quando foi associada uma patologia da classificação ICD9 ao episódio;

  • Outros diagnósticos - Quando é selecionada esta opção ficam disponíveis os botões  Inserir e Remover registo - ao clicar em Inserir registo é despoletada a janela Procurar patologias;

  • Nenhum - esta opção não aparece quando está parametrizada a obrigatoriedade de enviar um diagnóstico.

Notas

1. A configuração das classificações de patologias admissíveis é realizada através da Key "DiagnosisClassifications” do plugin da ADSE (tabela STD_MODELO_CONFIGURACAO_PLUGIN);

2. A configuração da permissão do envio do sinistro sem diagnóstico é realizada através da Key "AllowWithoutDiagnosis" do plugin da ADSE (tabela STD_MODELO_CONFIGURACAO_PLUGIN).

Por defeito, o valor é 1 (pode ser enviado sem diagnóstico). Quando o valor se encontra 0, no separador Diagnósticos da Informação complementar apenas surgem as opções Diagnósticos registados nos episódios e Outros diagnósticos;

3. Também é possível definir um Diagnóstico Genérico, através da Key "GenericDiagnosis" do plugin da ADSE (tabela STD_MODELO_CONFIGURACAO_PLUGIN). Quando se encontra parametrizado o diagnóstico genérico, surge a opção Diagnóstico genérico (em vez de Nenhum).

4. Para visualizar a informação na opção Diagnósticos registados nos episódios a definição Permite visualizar diagnósticos registados nos episódios tem de estar ativa. Caso se encontre inativa, esta opção continua a surgir selecionada por defeito, com a indicação Existem X diagnósticos registados e admissíveis.

3.3. Depois de Gravar (1) os registos realizados são guardados e a janela Informação complementar fechada. Continuará posicionado no terceiro ecrã do Assistente de faturação, para prosseguir clique em Seguinte (2).

É neste momento que é realizada a validação da faturação. Quando ocorre algum erro na validação da faturação, pelo serviço da ADSE, é apresentada uma janela com a identificação e descrição do erro (3).

Abaixo são listados alguns dos erros que, após validação, podem ser apresentados:

• Não existe nenhum beneficiário com esse NUB/nº antigo ADSE, o utente não tem o subsistema ADSE associado ou o número encontra-se inválido;

• Cuidado de saúde inválido, os atos associados ao episódio não constam da lista de atos válidos para a ADSE;

• Quantidade superior ao limite estabelecido, o ato associado ao episódio já foi faturado e a ADSE não permite que o mesmo seja novamente faturado;

• Valor pago pela ADSE inválido, o valor definido a ser pago para o utente/entidade não se encontra de acordo com o que se encontra na tabela de atos para a ADSE, para o ato que tem um determinado código.

4. Após a validação com sucesso, fica posicionado no último passo do Assistente de faturação - Resumo da fatura:

• Para enviar a fatura do cliente por e-mail selecione Enviar fatura por e-mail e, caso o email não conste na ficha administrativa, introduza o endereço de envio;

• O botão Anexos permite associar documentos ao episódio faturado;

• Clique em Terminar. Caso a checkbox Enviar para a ADSE esteja selecionada, a informação é enviada imediatamente e o M1 pedirá a confirmação do envio das faturas e anexos.

Os episódios faturados e enviados com sucesso passam a constar, no envio de faturação, nos episódios enviados.

Na janela de Informação complementar é possível alterar para um prestador sem Nº de cédula ou NIF registados?

Na janela de Informação complementar é possível selecionar/alterar o prestador a enviar para a ADSE Online.

Caso o selecionar prestador não contenha o Número de cédulo e/ou o NIF registado na ficha de utilizador surge a seguinte mensagem: O profissional que selecionou não têm número de cédula, nem número de contribuinte, definido e não poderá ser escolhido.

Caso os campos se encontrem preenchidos na ficha do utilizador, não aparece nenhuma mensagem ao selecionar o prestador.

No documento a enviar para a ADSE verificam-se os seguintes comportamentos:

• Caso o prestador do ato/consumo seja um médico o campo NIFMedicoResp é preenchido com o número de cédula;

• Caso o prestador do ato/consumo não seja um médico o campo NIFTecnicoResp é preenchido com o NIF do prestador.

Como realizar o envio de faturação?

Após todos os procedimentos efetuados pode consultar os episódios que se encontram pendentes para envio e os enviados, no separador Faturação ao utente do item Envio de faturação (1).

 Nesta janela pode também anexar os documentos necessários, faturar os episódios pendentes e proceder ao envio da informação.

Ao aceder ao Envio de faturação pode consultar os episódios Por enviar, tendo em conta a Organização e a Entidade (2).

Em Tipo de atos pode determinar quais os atos a serem listados:

• Todos;

• Só com consulta;

• Exames;

• Com cirurgias.

Se pretende consultar os episódios que já foram enviados altere o estado para Enviados. No entanto pode selecionar outros estados como:

• Por enviar;

• Por enviar com devolução

• Com erros;

• Prontos para envio;

• Enviados;

• Eliminados;

• Não faturáveis à entidade.

Caso pretenda visualizar apenas os utentes com fatura emitida ou se pretender incluir os episódios expirados, ative as opções Só com fatura e/ou Incluir expirados.

No campo de pesquisa pode digitar o número de processo de um utente e visualizar apenas o que se encontra por enviar, para esse utente.

Na parte central da janela serão mostrados os episódios (3) que respeitam os critérios acima descritos. Ao clicar no sinal + visualiza os atos e consumos realizados ao utente e as suas informações(4).

No fundo da janela encontra os botões de ação: Enviar, Marcar todos prontos para enviar, Anexos, Informação complementar e Funções (5).

Os episódios faturados distinguem-se dos restantes pela identificação do número da fatura (6) e pelo bit ativo no campo Fatura (7).

Quando os episódios têm anexos associados surge o bit ativo na coluna do tipo de documento respetivo: Fatura, Declarações, Prescrições e/ou Relatórios (8).

A informação encontra-se organizada por:

• Utente, identificação do utente;

• Episódio, identificação do episódio e do profissional que o registou;

• Nº Fatura, se o episódio tiver sido faturado é apresentada a série e número da fatura;

• Estado, as cores identificam o tipo de estado. No estado Por enviar podem ser apresentadas as seguintes cores: Azul, pronto para enviar; Amarelo, não enviado; Vermelho, enviado com erros; Preto, eliminado. Os episódios enviados assumem a cor verde e passam a constar em Enviados. Ao colocar o ponteiro do rato sobre um dos estados é apresentada a sua descrição;

• Tempo de envio, os tempos de envios também podem assumir diferentes cores. Após faturar existe um tempo limite para envio para a ADSE e este campo avisa da proximidade desse tempo limite. Preto, faltam mais de 48h, Amarelo, faltam entre 24h e 48h, e Vermelho, faltam menos de 24h ou já ultrapassou o tempo de envio;

• Devolução, quando uma fatura é devolvida é aí apresentado o número da devolução;

• Os campos Fatura, Declarações, Prescrições e Relatórios (8), quando ativos indicam que há ficheiros anexados nas categorias assinaladas.

O botão Marcar os prontos para enviar (9) permite selecionar todos os que possuem o estado com a cor azul, prontos para envio. Clique em Enviar (10) para concluir o envio.

Os episódios faturados distinguem-se dos restantes pela identificação do número da fatura (E) e pelo bit ativo no campo Fatura (F). Quando os episódios têm anexos associados surge o bit ativo na coluna do tipo de documento respetivo: Declarações, Prescrições e/ou Relatórios (G).

A informação encontra-se organizada por:

• Episódio, identificação do episódio e profissional;

• Nº Fatura, se o episódio tiver sido faturado é apresentada a série e número da fatura;

• Estado, as cores identificam o tipo de estado. No estado Por enviar podem ser apresentadas as seguintes cores: Azul, pronto para enviar; Amarelo, não enviado; Vermelho, enviado com erros. Os episódios enviados assumem a cor verde e passam a constar em Enviados. Ao colocar o ponteiro do rato sobre um dos estados é apresentada a sua descrição;

• Tempo de envio, os tempos de envios também podem assumir diferentes cores. Após faturar existe um tempo limite para envio para a ADSE e este campo avisa da proximidade desse tempo limite. Preto, faltam mais de 48h, Amarelo, faltam entre 24h e 48h, e Vermelho, faltam menos de 24h ou já ultrapassou o tempo de envio;

• Os campos Fatura, Declarações, Prescrições e Relatórios, quando ativos indicam que há ficheiros anexados nas categorias assinaladas.

   

A. Recolha de documentos

A recolha de documentos é efetuada por episódio de prestação de cuidados.

Selecione o episódio pretendido (1) e clique no botão Anexos (2).

É apresentada a janela Captura de documentos (3) que lhe permitirá efetuar a associação dos documentos em quatro categorias distintas:

• Fatura do utente (4);

• Declarações médicas (5);

• Prescrições de MCDTs (6);

• Relatórios médicos. (7).

Podem ser importados documentos internos (emitidos pelo M1), os documentos externos (gravados no disco) e pode utilizar o M1Handy para fotografar um documento e integrá-lo automaticamente na secção selecionada.

Os documentos digitalizados através de etiquetas são igualmente integrados nos anexos. A leitura da vinheta de um documento de fatura colocará o documento na área de faturas, e o mesmo sucederá com os restantes tipos de documentos: Declaração médica, Relatório médico e Requisição de vinhetas. Em qualquer momento pode consultar estes documentos, nos anexos.

Caso a fatura do copagamento do utente já tenha sido emitida aparecerá imediatamente na primeira secção: Fatura do utente. Apenas este documento é de associação obrigatória.

Importar documentos

Use os botões Importar documento externo e Importar documento interno para anexar documentos ao episódio. Selecione a secção onde o documento deverá constar e efetue a importação.

Importar documento externo

1. Clique sobre o botão Importar documento externo e selecione o documento a anexar, na janela.

2. Por defeito são pesquisadas imagens, se pretender um ficheiro do tipo PDF altere o formato predefinido

Ao importar uma imagem o M1 valida o seu tamanho e caso ultrapasse o tamanho indicado pela ADSE (200kb) mostra um aviso, questionando se pretende que o tamanho da imagem seja reduzido de forma automática. Confirme posteriormente a legibilidade do ficheiro.

Quando o ficheiro externo é importado pelo Handy a conversão é feita de modo imediato.

Importar documento interno

A. Clique sobre a categoria pretendia e no botão Importar documento interno. Esta opção permite importar um documento produzido pelo M1, através da janela Escolher documento interno.

Os documentos apresentados na janela Escolher documento interno surgem listados por intervalo de datas(9). Caso a listagem de documentos seja extensa pode pesquisar o documento que pretende visualizar. Ao selecionar um dos documentos apresentados poderá pré-visualizar o mesmo, clique em Ver documento (10).

B. Selecione os documentos pretendidos e clique em Importar (11), para os associar à categoria.

Os documentos importados serão apresentados na secção previamente selecionada, podendo visualizar o documento em miniatura. Se o documento resultar de uma importação interna não é apresentada a miniatura do documento, é apresentado um quadrado com a indicação de Miniatura não disponível.

Ao efetuar duplo-clique, num dos ficheiros, ou ao clicar em Ver documento pode visualizar o seu conteúdo.

Caso adicione um documento à categoria errada poderá arrastá-lo para a secção correta.

Remover documentos

Sempre que necessário pode remover os documentos anexados.

Selecione o documento e clique no botão Remover (12). Pode optar por apagar o documento deste envio de faturação¸ Da fatura, ou pode remover totalmente o documento, tanto do episódio como do presente envio de faturação, através da seleção Do episódio.

Informação complementar

O botão Info. Complementar permite que se consulte o detalhe da fatura, os atos e os consumos associados, e que se associe uma requisição.

A. Clique em Inf. Complementar (1).

B. Selecione os detalhes e clique no botão Dados requisição (2), para registar os dados da mesma. Na janela Recolha de dados complementares (3) insira o número da requisição, o prescritor e o local de prescrição. Clique no código de barras para gravar esta informação.

Esta informação é automaticamente preenchida quando efetua a leitura da requisição pelo código de barras.

C. Após gravar os campos Nº requisição, Local prescrição e Prescritor (4) ficarão preenchidos. Clique em Gravar (5) para concluir o processo.

A informação complementar também pode ser editada manualmente, na linha do detalhe.

Na coluna Cod. Complementar pode determinar o código CDM ou CHNM.

Pronto para envio

Após os documentos anexados pode determinar que o episódio se encontra Pronto para envio. Após clicar em Gravar o episódio ficará com o estado de cor azul.

B. Enviar documentos

Depois de registados todos os documentos do episódio o utilizador deve validar os mesmos e, após validados, estarão pronto para ser enviados. O envio pode ser feito manualmente através do botão Enviar (6). Ao clicar em Enviar o M1 pedirá uma confirmação, antes de efetuar o envio. Se a resposta for positiva, o M1 cria um ficheiro com todos os documentos inseridos em formato PDF, pela ordem definida na configuração.

Quando o envio é bem-sucedido o estado do episódio altera para Enviado, e fica com uma bola de cor verde, independentemente do estado em que estava antes, e a janela é fechada. Se ocorrer algum problema durante o envio, é apresentada uma mensagem com a descrição do erro e os documentos serão mantidos no quadro para envio futuro.

O botão Gravar permite que se vá gravando a informação que vai sendo adicionada.

No canto superior da janela pode consultar o estado do envio dos documentos: Por enviar, Pronto para enviar, Enviado e Tentativo de envio.

O envio de faturação também pode ser realizado a partir da janela principal.

Selecione os episódios a serem enviados e clique em Enviar (7).

C. Funções

Através do botão Funções pode visualizar o resultado de envio, os anexos enviados e proceder à faturação do utente.

Ver resultados de envio, faz surgir uma janela com a informação sobre o envio do episódio.

Ver anexo enviado, quando é feito o envio para a ADSE é gerado um ficheiro PDF com todos os documentos anexados. Ao clicar em Ver anexo enviado poderá visualizar o ficheiro enviado.

Faturação do utente, permite consultar os episódios do utente, que se encontram por faturar, e proceder à sua faturação.

Como consultar os anexos enviados?

Na gestão de envios de faturas (item Envio de faturação, separador Faturação ao utente) é possível consultar os anexos enviados. Os anexos são enviados em dois documentos distintos:

• Geral (Fatura do utente, Declarações médicas e/ou Prescrições de MCDTs);

• Relatório médico.

Para consultar um deste documentos é necessário filtrar a informação por Enviados, através do campo Estado, selecionar o episódio a consultar (1), clicar no botão Funções (2) e selecionar a opção Ver anexos enviados - aqui são apresentadas os dois documentos (Geral e Relatório Médico) selecione o que pretende visualizar.

Reenviar Anexos

Mesmo após o envio da fatura os anexos podem ser reenviados, através do botão Anexos (1). Este botão despoleta a janela Captura de documentos, que permite anexar os documentos necessários. 

O botão Reenviar (2) permite selecionar os documentos a reenviar:

• Todos os documentos - reenvia os dois anexos;

• Documento geral - reenvia apenas o anexo do documento geral;

• Relatório médico - reenvia apenas o anexo do relatório médico. Ao selecionar esta opção surge a questão: Confirma o envio do relatório médico?

Como fechar a pré-fatura e realizar a faturação à ADSE?

Os envios esporádicos dos episódios do utente para a ADSE vão criando uma pré-fatura, a qual deve ser fechada para passar a fatura. A regularidade com que é fechada depende de cada entidade, o mais usual é fechar a fatura no final do mês.

 Após a fatura ser fechada a ADSE é notificada desse fecho e que a fatura se encontra a pagamento.

O fecho de faturação é efetuado no módulo de Faturação, Faturas (1), através do botão Funções gerais (2). Selecione a função Faturação por realizar e a opção Detalhes pendentes para emissão à entidade.

No separador Pendentes de faturação online (3) irá constar a pré-fatura para a ADSE. O número negativo indica que a fatura ainda não se encontra fechada e que o valor é cumulativo, à medida que vão sendo gerados pendentes para a ADSE.

Selecione o registo (G) e clique em Seguinte (H), esta ação permitirá verificar se existem inconsistência na fatura selecionada.

No passo seguinte pode consultar os utentes e respetivos atos a serem incluídos na fatura final. Clique em Emitir/editar para proceder ao envio da fatura. 

É apresentada a janela de emissão de fatura, apresentado o valor a ser pago pela ADSE. A fatura é enviada imediatamente para a ADSE, sem a necessidade de remeter o documento impresso.

Outros

Envio calendarizado de dados

O M1 permite o envio manual de dados para a ADSE, como anteriormente descrito. Para além deste modo, existe a possibilidade de efetuar o envio num momento posterior, através de uma extensão do M1Agent. Esta extensão deverá ser programada para executar o envio num determinado horário.

Faturas que envolvem mais do que um episódio

Caso existam faturas que envolvam mais do que um episódio, os documentos dos vários episódios devem dar origem a um só documento PDF. Essa junção deve respeitar a ordem das categorias, definida na configuração, ou seja, primeiro devem obter-se todos os documentos dos vários episódios da primeira categoria, depois os da segunda e assim sucessivamente até chegar ao fim.

Anulação de documentos do utente

Se necessário pode proceder à anulação de um documento emitido ao utente. A anulação deve ser feita através de uma nota de crédito, que permitirá colocar os conteúdos da fatura novamente pendentes para futura faturação. Ao creditar uma fatura já comunicada à ADSE será necessário usar o serviço correspondente para que o crédito seja assinalado no sistema de informação deles.

Controlo de privilégios

Algumas ações serão configuradas por perfil, tais como:

• Anexação de documentos;

• Remoção de documentos;

• Envio de dados para a entidade financeira responsável (EFR);

• Acesso ao módulo central de envio.

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