DC - Gestão documental

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Descrição Aplicacional

O M1 suporta a emissão de documentos já pré-configurados na solução e documentos definidos pelos utilizadores através de modelos produzidos dentro da solução. Nestes documentos, podem ser inseridos textos e também espaços para a inserção de dados vindos da base de dados M1.

A emissão de cada documento é registada na base de dados e, se necessário, podem ser produzidas versões PDF (Adobe Acrobat) que ficam armazenadas em locais definidos na configuração. Estes arquivos de documentos armazenados em diretorias podem mais tarde ser geridos por uma solução de gestão documental.

A emissão de documentos para os utentes pode ser feita por qualquer profissional, de acordo com as características do documento e o perfil do utilizador. Alguns dos documentos, poderão mais tarde ser reimpressos pelo seu autor ou por outro utilizador, de acordo com as permissões em causa.

A Gestão documental está presente no módulo Configuração, dentro da Organização própria, e divide-se em três separadores distintos: Documentos a emitir, Documentos externos recebidos e Associação a MCDTs e Análises.

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Documentos a emitir

No separador Documentos a emitir estão listados todos os documentos existentes dentro da Organização – os pré-configurados e os modelos personalizados.

A informação deste separador encontra-se organizada em duas áreas:

1. Listagem de documentos - informação organizada nas colunas Nome do documento, Tipo de documento de faturação, Tipo de documento, Requer assinatura e Modo de emissão;

2. Separadores – as informações apresentadas nestes separadores correspondem ao documento que se encontra selecionado na listagem:

   • Cópia e Fac-símile do documento – permite definir se na emissão será guardada uma cópia do documento na BD ou externamente;

   • Etiquetas – permite designar se o documento será impresso em etiquetas. Caso seja, é necessário configurar o Nº de linhas e o Nº de colunas;

   • Assinaturas – neste separador são definidas as assinaturas de profissionais a incluir no documento.

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Como adicionar um novo documento?

1. Clicar no botão Inserir registo ;

2. Na listagem de documento é apresentada uma nova linha:

   • É necessário indicar o Nome do documento;

   • Por defeito as colunas Tipo de documento e Modo de emissão são apresentadas preenchidas, mas pode ser selecionada outra opção mais adequada;

   • As colunas Tipo de documento de faturação e Requer assinatura são opcionais;

3. Por defeito, a opção Produzir fac-símile do documento (guardado na BD) fica selecionada. Contudo, pode ser desativada ao ativar a opção Produzir cópia externa do documento;

4. Clicar no botão Confirmar alterações .

Determinar o modo de emissão dos documentos

Na Gestão documental (Configuração > Organização própria) são geridos os Documentos a emitir, sendo possível determinar para cada o Modo de emissão: Impressão; E-mail ou Ambos. Esta parametrização é verificada ao emitir o documento, estando nas opções de envio selecionada a opção correspondente (Ferramentas > Emitir documentos).

Como editar o modelo de um documento?

O M1 contém um editor de documentos embutido, tanto os documentos pré-configurados como os posteriormente adicionados. Para editar o modelo de um documento é necessário:

1. Selecionar o documento a que se pretende editar o modelo;

2. Clicar no botão Editar modelo;

3. Efetuar as alterações necessárias na janela

4. Desenho de relatórios (editor de documentos);

   • Os textos digitados são incluídos na íntegra ao emitir o documento;

   • Para incluir no modelo informação específica sobre o utente, episódio ou organização devem ser utilizados Códigos de personalização.

Editar o cabeçalho do documento

O cabeçalho do documento é editado na área PageHeader, pode incluir imagens, texto comum a todos os documentos e/ou códigos personalizados.

Adicionalmente ainda pode ser determinado que páginas do documento contém, ou não, informação no cabeçalho.

Editar o rodapé do documento

O rodapé do documento é editado na área PageFooter, pode incluir imagens, texto comum a todos os documentos e/ou códigos personalizados.

Adicionalmente ainda pode ser determinado que páginas do documento contém, ou não, informação no cabeçalho.

Incluir imagens no documento

1. Selecionar na barra de ferramentas da lateral esquerda o ícone de imagem;

2. Desenhar no documento o local da imagem (como é desenhada uma caixa de texto no Word, por exemplo);

3. Clicar no ícone  sobre a caixa da imagem desenhada;

4. Indicar a origem da imagem:

   1. Imagem – permite carregar um ficheiro guardado no computador;

   2. URL da imagem – permite indicar o endereço Web onde se encontra a imagem;

5. Por defeito o Ajuste de tamanho apresenta a opção Normal, mas é possível selecionar outra opção mais adequada.

Incluir logótipo da organização

Nos casos em que a imagem a incluir no documento corresponde ao logótipo da organização é aconselhado usar o código de personalização [LOGOTIPO_ORGANIZACAO].

1. Selecionar na barra de ferramentas da lateral esquerda o ícone de rótulo;

2. Desenhar no documento o local do logo (como é desenhada uma caixa de texto no Word, por exemplo);

3. Escrever na caixa o código de personalização: [LOGOTIPO_ORGANIZACAO].

Incluir códigos personalizados (tags)

1. Selecionar na barra de ferramentas da lateral esquerda o ícone de rótulo;

2. Desenhar no documento o local onde será apresentada a informação (como é desenhada uma caixa de texto no Word, por exemplo);

3. Escrever na caixa o(s) código(s) de personalização(s). (Exemplo, o rótulo contém as seguintes tags: [MORADA_ORGANIZACAO], [TELEFONE_ORGANIZACAO], [FAX_ORGANIZACAO] e [EMAIL_ORGANIZACAO]).

Como consultar os códigos de personalização (tags)?

Os códigos de personalização permitem indicar que informação do utente, do episódio e/ou organização será incluída no documento. Anteriormente, neste documento, foi descrito como os colocar no documento.

Para consultar os códigos de personalização é necessário:

1. Clicar em Códigos de personalização;

2. Pesquisar/Visualizar os códigos numa das seguintes áreas da janela:

   1. Códigos pré-definidos – onde estão listados, agrupados por categorias, todos os códigos existentes previamente no M1;

   2. Códigos automáticos (separador) – códigos personalizados de informação a incluir no documento.

Como adicionar tags manuais?

1. Aceder ao separador Introdução manual;

2. Clicar no botão Inserir registo;

3. Na listagem é apresentada uma nova linha. Deve ser preenchida a seguinte informação:

   • Código – Obrigatório. Identificação da tag para incluir no documento ou no comando SQL de um código automático.;

   • Descrição - Obrigatório;

   • Valor por defeito - Opcional;

   • Assinalar se é Multi-linha e/ou de Preenchimento obrigatório - Opcional;

4. Clicar no botão Confirmar alterações .

Como adicionar tags automáticas?

1. Aceder ao separador Preenchimento automático;

2. Clicar no botão Inserir registo  ;

3. Na listagem é apresentada uma nova linha. Deve ser preenchida a seguinte informação:

   1. TAG – Obrigatório. Identificação da tag para incluir no documento;

   2. Descrição - Opcional;

   3. Comando SQL – Obrigatório. Registo do comando que permitirá retirar a informação da Base de dados;

   4. Assinalar se Usa tags manuais - Opcional;

4. Clicar no botão Confirmar alterações .

Repor modelo do documento

A opção Repor modelo faz com que todas as alterações realizadas aos documentos sejam ignoradas, uma vez que volta a ser associado o repx de origem em documento (sem nenhuma personalização).

o Repor o modelo de documentos do tipo Faturas e Faturas/Recibo passam a ser apresentados os campos Capital Social e CRC.

Documentos externos recebidos

No separador Documento externos recebidos estão listados os tipos de documento externos a registar na Base de Dados M1, o que permite identificar os documentos externos a serem recebidos.

Como identificar outros documentos externos a serem recebidos?

1. Clicar em Inserir registo ;

2. Indicar se o documento a adicionar fica, ou não, associado à linha selecionada na listagem;

3. Na listagem é apresentada uma nova linha para registar o nome do documento;

4. Clicar em Confirmar alterações .

Associação a MCDTs e Análises

No separador Associação a MCDTs e Análises são configurados, se aplicável, documentos específicos para associar a requisições de análises e/ou MCDTs do SNS e de grupos específicos. Os documentos possíveis de associar são os documentos listados no separador Documentos a emitir.

Os documentos aqui definidos substituem os definidos nas requisições de MCDTs ou de Análises, se estiver ativa a checkbox Utilizar documentos específicos para cada destinatário nas requisições de análises e MCDTs.

Se esta opção não estiver ativa são usados os documentos predefinidos das requisições de MCDTs e das requisições de Análises.

Como associar um documento?

1. Clicar no botão reticências do campo a que será associado o documento;

2. Pesquisar e selecionar o documento;

3. Clicar em Ok.

Para ativar/desativar a checkbox Utilizar documentos específicos para cada destinatário nas requisições de análises e MCDTs e associar documentos nos campos abaixo é necessário clicar no botão Editar registo . Depois de efetuadas as alterações é necessário clicar em Confirmar alterações .

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