DF - Novo sistema de adiantamentos

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Enquadramento e Âmbito

Os valores adiantados pelo utente podem ser usados diretamente na fatura e divididos por vários documentos (novo sistema) ou creditados na totalidade no momento da sua utilização num recibo (sistema antigo).

Descrição Aplicacional

Os adiantamentos podem ser usados diretamente na fatura?

O sistema a usar é determinado na definição Utilização dos adiantamentos diretamente na fatura (Configuração > Definições), a definição pode ser aplicada no âmbito Organizações e quando está ativa os adiantamentos são usados diretamente na fatura. 

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Como emitir uma fatura e utilizar diretamente o adiantamento?

No último ecrã do Assistente de faturação, no Resumo da fatura para o utente consta o botão Adiantamentos (1). O botão está sempre ativo, quer esteja a ser emitida uma Fatura ou uma Fatura/Recibo, uma vez que o valor adiantado será descontado diretamente na fatura.

O botão Adiantamentos despoleta a janela Selecionar adiantamentos, onde é possível selecionar os valores de adiantamentos a utilizar. Esta janela é composta por:

• Adiantamentos a utilizar - listagem de adiantamentos que respeitas as seguintes regras: pertencem à organização emissora, data de emissão é inferior ou igual à da fatura e não estão anulados ou utilizados na totalidade. A informação dos adiantamentos está organizada da seguinte forma:

  • Colunas não editáveis: Data, Número, Valor s/IVA, Valor total, Valor utilizado, Valor por utilizar;

  • Colunas editáveis: Util. reman -(checkbox, quando selecionada o total por utilizar é considerado como a utilizar na totalidade) e Valor a utilizar (2) - campo editável que permite indicar o valor do adiantamento a utilizar, ao editar este campo a informação no área Resumo IVA é automaticamente alterada em conformidade;  

• Resumo IVA - listagem de taxas de IVA presentes no documento, é apresentada uma linha para cada taxa de IVA e a informação está organizada nas seguintes colunas:

  • % IVA;

  • Valor total doc. - Somatório do valor a pagar pelo utente a que é aplicado determinada taxa de IVA;

  • Valor total adi. (3) - Somatório dos valores do adiantamento a utilizar (são considerados os valores de adiantamentos com a mesma taxa de IVA). O valor é apresentado a vermelho quando é superior ao valor total do documento;

• Botões Confirmar (4) e Fechar.

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Ao confirmar o uso de adiantamentos são efetuadas as seguintes verificações:

• Se o somatório dos adiantamentos a utilizar para cada taxa de IVA não é superior ao total do documento;

• Se está a ser utilizado um valor de adiantamento cuja taxa de IVA não existe no documento a emitir;

• Se o somatório dos adiantamentos a utilizar é superior ao valor do documento a emitir.

Caso se verifique alguma das situações o utilizador não pode avançar com o uso do adiantamento e é apresentada uma informação em conformidade.

Depois de indicado os valores de adiantamentos a utilizar, o total é apresentada no campo Adiantamentos (5). No Total da fatura o valor dos adiantamentos é subtraído ao total dos dos atos/consumos (Valor fatura = Total atos/consumos - Adiantamentos). No campo IVA também aparece o valor de acordo com os adiantamentos - o somatório do IVA dos adiantamentos é retirado ao valor total (IVA =Total IVA - IVA Adiantamentos).

Como consultar os adiantamentos emitidos?

Os adiantamentos emitidos podem ser consultados no separador Adiantamentos, na área de documentos Emitidos.

Ao selecionar um adiantamento é possível consultar em que documentos está incluído e se a utilização foi revertida, na área Incluído nos documentos.

Nesta área a informação encontra-se organizada nas seguintes colunas: Série, Número, Data, Data de utilização, Valor utilizado, Anulado, Creditado (adiantamento incluído numa Nota de crédito) e Revertido - Checkbox, ativa quando o adiantamento foi utilizado numa fatura creditada/anulada e pode ser usado novamente:

• Ao emitir uma nota de crédito, que inclua as linhas em que foram usados os adiantamentos, o valor será automaticamente revertido;

• Ao proceder à anulação da fatura o utilizador é questionado se pretende colocar as linhas novamente para faturar, ao responder sim o valor do adiantamento também é revertido.

Os adiantamentos emitidos quando está ativa a definição Utilização dos adiantamentos diretamente na fatura podem ser incluídos nos seguintes documentos: Fatura, Fatura/Recibo, Serviços e consumos não valorizados, Nota de crédito e Reversão de serviços e consumos não valorizados.

Os valores de adiantamento estão refletidos na conta corrente?

Na área Contas correntes é necessário determinar o período a consultar, selecionar o cliente e clicar em Processar para serem listados os documentos correspondentes.

No botão Funções está disponível a opção Ver coluna tipo de documento (1), ao selecionar esta opção a coluna Tipo de documento (2) passa a ser apresentada no quadro da conta corrente.

A coluna Adiantamentos (3) é apresentada quando está a ser consultada a conta corrente de um utente e reflete os seguintes valores, de acordo com o tipo de documento:

• Adiantamento - valor adiantado;

• Fatura - somatório dos valores de adiantamentos utilizados no documento (valor negativo). A Descrição faz referência aos adiantamentos utilizados;

• Nota de crédito - valor do adiantamento revertido. A Descrição faz referência aos adiantamentos revertidos.

No fundo da coluna Adiantamentos consta um campo resumo (4), que reflete o total dos valores presentes na coluna.

Os valores de adiantamento são revertidos ao cancelar uma fatura?

As faturas podem ser canceladas, através da opção Anular documento disponível nas Funções sobre o documento (Emitidos > Faturas). Ao anular a fatura o utilizador deve indicar se quer, ou não, recolocar os atos/consumos com pendentes de faturação.

Ao anular uma fatura com adiantamentos os valores utilizados são revertidos, caso os atos/consumos sejam recolocados para faturação. Na janela Anulação de documentos a checkbox aparece com a descrição em conformidade: Colocar os atos/consumos deste documento novamente como pendentes de faturação. Os valores de adiantamentos utilizados também ficarão disponíveis para serem novamente utilizados.

Os adiantamentos podem ser creditados?

A função Nova nota de crédito despoleta o assistente que permite emitir o documento.

Ao creditar um documento surgem listados dois tipos de documentos relacionados com Adiantamentos: Fatura de adiantamento e Fatura com detalhes correspondentes à utilização de adiantamentos.

Creditar uma fatura de adiantamento

Ao emitir uma nota de crédito de uma fatura de adiantamento verifica-se que:

• É apresentada a coluna Valor utilizado (s/iva) (1), onde consta o valor do adiantamento já utilizado;

• O valor máximo a creditar corresponde ao total do adiantamento por utilizar (Total adiantamento - Valor utilizado);

• O adiantamento pode ser creditado parcialmente (2) - os campos Valor a creditar (s/iva) e A creditar (s/iva) são editáveis. O valor creditado é adicionado ao valor utilizado;

• Os adiantamento utilizados na totalidade não podem ser creditados, nesse sentido não surgem listados;

• As notas de crédito não ficam automaticamente marcadas como utilizadas.

Creditar fatura com valores de adiantamentos

Ao emitir uma nota de crédito de uma fatura com detalhes correspondentes verifica-se que:

• É apresentada por defeito a ação Reverter utilização (1) nos detalhes correspondentes à utilização de adiantamentos;

• Os detalhes correspondentes à utilização de adiantamentos não podem ser creditados parcialmente;

• Os detalhes de adiantamento creditados são automaticamente revertidos e ficam disponíveis para utilizar novamente.

Os pagamentos ao utente podem ser associados a uma nota de crédito de um adiantamento?

A emissão de um pagamento é realizada através da opção Novo pagamento, disponível no função Outro documento. No segundo ecrã do Assistente Novo pagamento é possível associar documentos ao pagamento.

Na listagem de documentos também estão listadas as Notas de crédito associadas a Adiantamentos emitidos com o novo sistema. de

O ficheiro SAFT inclui os adiantamentos usados diretamente na fatura?

Nas Funções está listada a opção Emitir SAFT-PT, que despoleta a janela Criar ficheiro SAFT-PT onde é necessário verificar os critérios e clicar em Processar para emitir o ficheiro.

O ficheiro SAFT emitido suporta os adiantamentos usados diretamente na fatura (Novo sistema de adiantamentos) ao incluir:

• Detalhes de adiantamentos presentes em faturas;

• Detalhes de adiantamentos presentes em notas de crédito sobre faturas;

• Detalhes de adiantamentos presentes em notas de crédito;

• Detalhe de faturas de adiantamento.

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