DF - Nova nota de crédito

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Enquadramento e Âmbito

A Nota de Crédito é um documento que se emite quando há necessidade de efetuar uma retificação à fatura original.

A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) aconselha a emitir uma Nota de Crédito nas seguintes situações:

Erro na fatura: emissão de nota de crédito na totalidade do valor;

Troca de Produtos: emissão da nota de crédito apenas dos produtos a trocar;

Devolução de Produtos: emissão de nota de crédito do valor parcial ou total dos produtos devolvidos.

Descrição Aplicacional

Como emitir uma nota de crédito a um utente?

Creditar valores associados a um documento

1. Clicar em Nova nota de crédito;

2. Selecionar a opção Para um utente;

3. Pesquisar e selecionar o utente;

4. Clicar em Seguinte;

5. Selecionar a fatura a creditar;

6. Selecionar os detalhes incluídos na fatura a creditar (devem ter a ação Refaturar);

7. Escrever a Descrição a incluir na nota de crédito (Obrigatório);

8. Clicar em Terminar.

Creditar valor livre

Repetir os passos 1, 2, 3 e 4 apresentados anteriormente, que permitem chegar ao segundo ecrã do assistente Nova nota de crédito;

1. Abrir o separador De valor livre;

2. Indicar o Valor a creditar e definir a Taxa de IVA;

3. Escrever a Descrição a incluir na nota de crédito (Obrigatório);

4. Clicar em Terminar.

Serviços e consumos não valorizados

Ao efetuar uma Nota de crédito, caso o valor total da fatura seja zero, é emitido um documento do tipo Reversão de serviços e consumos não valorizados.

Se este tipo de nota de crédito não estiver devidamente parametrizada, só poderá efetuar notas de crédito livre, não sendo possível creditar as faturas a 0.

Como emitir uma nota de crédito a uma entidade?

Creditar valores associados a um documento

1. Clicar em Nova nota de crédito;

2. Selecionar a opção Para uma entidade;

3. Pesquisar e selecionar a entidade;

4. Clicar em Seguinte;

5. Selecionar a fatura a creditar;

6. Selecionar os detalhes incluídos na fatura a creditar (devem ter a ação Refaturar ou Adicionar a fatura pendente);

7. Escrever a Descrição a incluir na nota de crédito (Obrigatório);

8. Clicar em Terminar.

Creditar valor livre

Repetir os passos 1, 2, 3 e 4 apresentados anteriormente, que permitem chegar ao segundo ecrã do assistente Nova nota de crédito;

1. Abrir o separador De valor livre;

2. Indicar o Valor a creditar e definir a Taxa de IVA;

3. Escrever a Descrição a incluir na nota de crédito (Obrigatório);

4. Clicar em Terminar.

Emitir nota de crédito à ARS

As notas de crédito emitidas para a ARS não devem exceder uma página, sendo necessário emitir uma Nota de crédito resumo, que não inclui detalhes dos clientes nem dos atos. 

O repx deste documento contém a seguinte informação: Número, Data, Entidade prestadora, Entidade adquirente (de acordo com o CIVA - ARS ou ULS à qual foi emitida a fatura), informação da fatura (número, data e área de convenção) e Importância a regularizar.

Para emitir a nota de crédito resumo é necessário:

1. Aceder ao módulo de Consulta e abrir a área Faturação;

2. Selecionar a função Nova nota de crédito;

3. No Assistente Nova nota de crédito;

   • Selecionar a opção Para uma entidade, pesquisar e selecionar a entidade ARS;

   • Selecionar a fatura a creditar, os detalhes a creditar e clicar em Terminar;

4. Posteriormente, é despoletada a janela Nova nota de débito, verificar os dados e clicar em Terminar.

Ao emitir uma nota de crédito para uma entidade as notas de crédito dos utentes são emitidas automaticamente?

Ao emitir uma nota de crédito para uma entidade é despoletado o Sistema de emissão de documentos de crédito ao utente. A janela Selecione a ação a aplicar aos detalhes dos documento do utente permite selecionar a ação a aplicar a cada um dos documentos do utente que irão ser creditados de forma automática. A informação de cada documento a emitir encontra-se organizada nas seguintes colunas: Utente; Documento; Detalhes a creditar; Valor a creditar e Ação (Refaturar ou Manter como faturado).

No rodapé da janela consta o botão Aplicar ação a todos, que permite aplicar a mesma ação a todas as linhas do quadro documentos. Determinada a ação para cada documento é necessário clicar em Confirmar para prosseguir, ao clicar nest botão o M1 pede ao utilizador para confirmar a emissão da Nota de crédito à entidade e ao(s) utente(s).

Após a confirmação da emissão das Notas de crédito, tanto para a entidade como para os utentes, é apresentada a janela Resumo dos documentos de crédito automático gerados. Nesta janela pode ser consultado o documento de crédito emitido para cada documentos do utente. A informação encontra-se organizada nas seguintes colunas: Utente; Documento (documento a creditar); Documento de crédito emitido; Valor creditado.

Verificações

No momento da emissão da Nota de crédito à entidade, quando se encontra ativo o Sistema de emissão de documentos de crédito ao utente, o M1 faz as seguintes verificações:

• Se estão configuradas as séries para os documentos de crédito automático do utente - caso não estejam é apresentada uma mensagem informativa e não é possível prosseguir;

• Definição Documentos do utente admissíveis para creditação automática - nesta definição são determinados quais os documentos do utente admissíveis para creditação automática (Só documentos com total igual a zero, Só documentos com total superior a zero ou Ambos);

• Se existem linhas de faturas do utente a creditar - apenas são apresentadas as linhas de documentos do utente admissíveis para creditação automática, que estão creditadas na totalidade e que estão relacionadas com linhas da fatura da entidade selecionadas;

• Definição Apresenta janela de escolha de ação para documentos a creditar - A janela Selecione a ação a aplicar aos detalhes do documento do utente é apresentada, ou não, de acordo com o parametrizado nesta definição;

• Definição Apresenta janela de resumo de documentos de crédito - A janela Resumo dos documentos de crédito automático gerados é apresentada, ou não, de acordo com o parametrizado nesta definição.

Como creditar faturas com recibos associados?

Ao emitir uma nota de crédito de uma fatura com recibo(s) associado(s) o M1 verifica a definição Na emissão de uma nota de crédito de uma fatura que tenha um ou mais recibos associados o utilizador pode prosseguir com a emissão da nota de crédito (Configuração > Definições) e adapta o comportamento de acordo com o valor definido:

• Sim - opção selecionada por defeito. A fatura com recibos associados pode ser creditada e não aparece qualquer informação ao utilizador;
  

  

• Sim, com aviso - A fatura com recibos associados pode ser creditada, mas clicar em Terminar aparece uma questão ao utilizador: A fatura apresenta um ou mais recibos associados. Pretende emitir a nota de crédito?:

  • Sim - A Nota de crédito é emitida;

  • Não - A Nota de crédito não é emitida e o utilizador permanece na janela Nova nota de crédito;
    

    

• Não - Não é permitido emitir uma nota de crédito de uma fatura com recibos associados e é apresentada uma mensagem de erro ao utilizador: Não é possível emitir a nota de crédito porque a fatura apresenta um ou mais recibos associados.
  

  

Como consultar as notas de crédito emitidas?

1. Clicar em Emitidos;

2. Aceder ao separador Notas de crédito;

3. Determinar os filtros de pesquisa e clicar em Procurar - as notas de crédito surgem listadas no lado direito;

4. Selecionar a linha pretendida;

5. Clicar em Ver detalhe para despoletar a janela Detalhes da nota de crédito.

Verificação da ação a aplicar a cada detalhe da NC

Nas notas de crédito é indicada a ação a aplicar a cada detalhe e na emissão é verificado se se ação pode ser aplicada. Caso não possa, é apresentada uma mensagem informativa e é aplicada a ação anterior:

• Ação: Adicionar a fatura pendente - Ação anterior: Refaturar;

• Ação: Refaturar - Ação anterior: Manter como faturado;

• Ação: Manter como faturado - esta ação é sempre admissível.

As linhas em que o somatório dos créditos é diferente do total do detalhe têm de ser mantidas como faturadas. Ao selecionar outra ação, é indicado que determinadas linhas permanecerão como faturadas.

Nas notas de crédito à entidade a ação pode ser aplicada a várias linhas. Caso não seja aplicável a todas as linhas, aparece a indicação de que não possível aplicar a ação em X linhas de Y linhas.

Selecionar série de uma nota de crédito 

Na emissão de uma nova Nota de crédito são apresentadas as séries associadas à Unidade Orgânica, de acordo com o destinatário do documento: entidade ou particular. Caso não existam séries associadas à Unidade Orgânica, são apresentadas todas as séries da Organização, se a definição Obter todas as séries da organização caso não existam séries configuradas para a unidade orgânica estiver ativa.

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