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Enquadramento e Âmbito

O Mapa de distribuição permite gerir as alterações terapêuticas que ocorrem entre o momento em que se inicia a preparação de um carro de medicação e o momento em que os produtos se encontram prontos para entrega.

Dentro do item podem ser produzidos dois tipos de mapas:

• Mapa de distribuição;

• Mapa de alterações.

Descrição Aplicacional

Mapa de distribuição

No separador Mapa de distribuição (1) é produzida a lista de medicamentos a fornecer aos utentes determinados para o período de tempo indicado. É considerada a frequência definida pelo prescritor e a validação farmacêutica realizada anteriormente (item Validação farmacêutica). No entanto, é possível produzir um Mapa de distribuição sem que todos os produtos tenham sido validados.

Os utentes e o período temporal são definidos através dos filtros presentes no topo do separador:

Data e hora de início - início do ciclo de distribuição.  Por defeito é proposto o ciclo seguinte ao atual - consultar https://medicineone.atlassian.net/wiki/spaces/MA/pages/333152369/DC+-+Configura+es+gerais+stocks+e+farm+cia#Configurar-per%C3%ADodos-para-mapa-de-distribui%C3%A7%C3%A3o para mais informação sobre os ciclos;

Data e hora de fim - fim do ciclo de distribuição. Por defeito é proposto o ciclo seguinte ao apresentado na Data e hora de início. O campo pode ser alterado, no entanto o valor tem sempre que ser superior ao momento de início;

O mapa de distribuição suporta dois tipos de reserva:

• Reserva total - todos os medicamentos previstos para o período indicado foram validados e reservados.
  Todas as alterações à prescrição do período devem ser consultadas no Mapa de alterações

• Reserva parcial - apenas alguns dos medicamentos previstos para o período foram reservados.
  As alterações aos medicamentos reservados devem ser consultadas no Mapa de alterações, enquanto que as alterações ao medicamentos não reservados são refletidas no Mapa de distribuição

Panel
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Os medicamentos sem validação farmacêuticos são apresentados a vermelho e não podem ser validados/reservados (ou seja, não são incluídos nos Mapas de distribuição).

Como gerar um Mapa de distribuição?

1. Abrir o separador Mapa de distribuição
   Este separador é apresentado por defeito ao entrar na área de trabalho Mapa de distribuição

2. Determinar o mapa de distribuição a gerar, ao preencher os seguintes campos

   1. Data e hora de início e Data e hora de fim - Ciclo de distribuição. Por defeito é proposto o ciclo seguinte ao atual

   2. Unidade orgânica - listagem das Unidades Orgânicas com

1. 1. áreas de internamento

1. 1. definidas. Por defeito, é

O M1 processa a listagem, de acordo com os critérios definidos nos campos de filtro, assim que se clica no botão Processar (2).

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A informação processada é apresentada no quadro Mapa de distribuição da seguinte forma:

• Área de internamento - agrupador de utentes;

• [Nº processo] - [Nome do utente] (DD-MM-AAAA - X anos) - ([Quarto]-[Cama]) - dentro do agrupador com os dados do utente cada linha corresponde a um medicamento/produto. Surgem a vermelho os medicamentos que ainda não tenham sido validados:

  • Checkbox - esta coluna permite selecionar os medicamentos a reservar (por defeito, todas as linhas estão selecionadas):

    • Ativar o cabeçalho da coluna - seleciona todas as linhas;

    • Selecionar utente - seleciona todos os medicamentos do utente;

    • Selecionar medicamento - seleciona apenas a linha do documento

  • Código - coluna com a indicação do código do medicamento/produto a fornecer;

  • Medicamento - nome do medicamento/produto a fornecer;

  • Dose - identifica a dose do medicamento;

  • Quantidade toma - quantidade do produto a fornecer em cada toma do utente;

  • Estupef./Psico. - checkbox. Identifica os medicamentos estupefacientes/psicotrópicos;

  • Lote - permite visualizar e editar o Lote do produto. Ao clicar no botão […] no lado direito da coluna é despoletada a janela Lotes do produto;

  • Forma farmacêutica - corresponde à forma farmacêutica definida na Ficha do produto;

  • Via de administração - via determinada pelo prescritor;

  • Frequência - frequência determinada no momento da prescrição;

  • Quantidade total - quantidade do produto a fornecer, tendo em conta o período de tempo selecionado e a frequência de toma. No caso de medicamentos/produtos não validados não é apresentada informação nesta coluna.

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Reservar produtos

Os produtos a reservar devem ser previamente selecionado, através da checkbox presente na primeira coluna (por defeito todas as linhas validadas estão selecionadas). A reserva dos medicamentos/produtos é realizada ao clicar no botão Reservar/debitar medicamentos (1).

No momento da Reserva o M1 pede ao utilizador para confirmar. Ao responder Reservar (2) o M1 prossegue com a operação. 

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Depois de processado e gravado um Mapa de distribuição o botão Imprimir mapa surge desbloqueado e não é possível gerar um segundo mapa para o mesmo período e área de internamento, se já se encontrarem todos os medicamentos reservados. Ao processar os dados correspondentes a um mapa já existente o botão Reservar produtos surge inativo.

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Debitar consumos

Ao clicar no botão Debitar consumos é despoletada a janela Debitar medicamentos associados aos medicamentos, onde estão listados  e podem ser selecionados os medicamentos a debitar.
O débito dos consumos associados a medicamentos citotóxicos é realizado no momento da reserva dos medicamentos, quando se encontra ativa a definição Debitar produtos de protocolos oncológicos no momento da reserva (Configuração > Definições). 

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Distribuir medicação a utentes no recobro

No Mapa de distribuição no campo Áreas/Salas não surgem listadas as área de internamento identificadas como de recobro (2), visto que se trata de uma cama temporária (as áreas de recobro são configuradas por BD).
A medicação destinada ao utente é, nestes casos, enviada para cama de internamento reservada quando o utente foi transferido para o recobro, sendo essa a localização apresentada na informação do utente (3). 

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1. 1. proposta a unidade orgânica associada ao utilizador;

   2. Área de internamento - lista de áreas de internamento da unidade orgânica determinada. Por defeito, é apresentada a opção Todas as áreas de internamento;

   3. Armazém - lista de armazéns a que o utilizador tem acesso. O armazém usado na primeiro mapa de distribuição é proposto por padrão nas utilizações seguintes;

   4. Agrupamento - não pode ser editado. A informação surge agrupada por Utente.

2. Clicar em Processar

3. Passam a ser apresentados os medicamentos por reservar agrupados por utente e ordenados por sala/cama (ordem ascendente). Surgem a vermelho os medicamentos não validados

4. Selecionar os medicamentos a reservar
   Por defeito, todos os medicamentos estão selecionados (exceto os não validados)

5. Clicar em Reservar/debitar medicamentos

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Ver medicamentos reservados/debitados

Abaixo do botão Processar é apresentada a checkbox Ver medicamentos reservados/debitados - quando selecionada os medicamentos debitados/reservados passam também a ser apresentados no Mapa de distribuição, junto com os medicamentos por reservar:

• Por defeito, esta checkbox está inativa. Fica ativa quando o período selecionado já tem medicamentos reservados ou quando é efetuada uma reserva/débito de medicamentos

• Quando está selecionada esta checkbox é apresentada a coluna Reservado. Esta coluna não é editável e permite distinguir os medicamentos reservados dos não reservados
  Os medicamentos já reservados não podem ser selecionados para reservar/debitar e, nesse sentido, não apresentam o bit seletor (primeira coluna).

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Editar o lote dos medicamentos/produtos

No separador Mapa de distribuição é apresentada coluna Lote quando pelo menos um dos medicamentos listados tem lote definido. Esta coluna que permite visualizar e editar o lote do produto - ao clicar no botão […] no lado direito da coluna é despoletada a janela Lotes do produto.

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Debitar consumos

Ao clicar no botão Debitar consumos é despoletada a janela Debitar medicamentos associados aos medicamentos, onde estão listados  e podem ser selecionados os medicamentos a debitar.
O débito dos consumos associados a medicamentos citotóxicos é realizado no momento da reserva dos medicamentos, quando se encontra ativa a definição Debitar produtos de protocolos oncológicos no momento da reserva (Configuração > Definições). 

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Distribuir medicação a utentes no recobro

No Mapa de distribuição no campo Áreas/Salas não surgem listadas as área de internamento identificadas como de recobro (2), visto que se trata de uma cama temporária (as áreas de recobro são configuradas por BD).
A medicação destinada ao utente é, nestes casos, enviada para cama de internamento reservada quando o utente foi transferido para o recobro, sendo essa a localização apresentada na informação do utente (3). 

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Imprimir mapa de distribuição

O Mapa de distribuição pode ser impresso antes de ser realizada a reserva de produtos. Após o processamento dos filtros, o botão Imprimir mapa fica ativo.

O documento impresso apresenta a seguinte informação:

• Identificação do mapa de distribuição e do seu emissor

• Cabeçalho com a informação do utente

• Informação dos medicamentos incluídos no mapa - agrupados por utente e ordenados por sala/cama

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Imprimir etiquetas

O botão Imprimir etiquetas encontra-se ativo quando existe um mapa de distribuição emitido (com reserva parcial ou total).

Para imprimir as etiquetas é necessário selecionar os utentes pretendidos (1) e clicar em Imprimir etiquetas (2). Posteriormente, é apresentada a janela Imprimir etiquetas do Mapa de distribuição, que permite indicar que etiquetas imprimir:

• Imprimir etiqueta(s) de identificação do(s) utente(s) (3) - selecionada por defeito;

• Imprimir etiqueta(s) de identificação da(s) área(s)

Feita a seleção é necessário clicar em Imprimir (4).

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Como consultar o Mapa de alterações?

O Mapa de alterações reflete as diferenças entre o mapa de distribuição emitido anteriormente, para a área e períodos selecionados, e a realidade atual. Apenas as alterações com impacto no fornecimento dos medicamentos/produtos são apresentadas:

• Suspensões de medicamentos;

• Novas prescrições;

• Prescrições não validadas - prescrições que tenham sido validadas posteriormente à emissão do Mapa de distribuição.

Como gerar o mapa de alterações?

1. Abrir o separador Mapa de alterações

2. Determinar o mapa de alterações a gerar, ao preencher os seguintes campos:

   1. Unidade orgânica -

1. 1. listagem das Unidades Orgânicas com áreas de internamento definidas. Por defeito, é proposta a

1. 1. unidade orgânica associada ao utilizador;

   2. Área de internamento - lista de áreas de internamento da unidade orgânica

1. 1. determinada;

   2. Último mapa de distribuição - campo não editável, onde é consta a informação do último mapa de distribuição: De DD/MM/AAAA HH:MM até DD/MM/AAAA HH:MM

1. 1. ;

   2. Mapa de alterações - Quando ainda não existe um mapa de alterações gerado, este campo está inativo

   3. Armazém - campo não editável;

   4. Agrupamento - não editável. A informação surge agrupada por Utente.

O Mapa de alterações é apresentado, tendo em conta os filtros determinados, ao clicar no botão Processar (2). 

As mudanças são apresentadas no quadro de alterações, estando a informação agrupada por Unidade orgânica e Utente, cada linha corresponde a um medicamento/produto e a informação é apresentada nas colunas Código, Medicamento, Forma farmacêutica, Via de administração, Frequência e Quantidade. As alterações não validadas são apresentadas a vermelho.

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1. Clicar em Processar

2. Passam a ser apresentados os medicamentos por reservar agrupados por utente e ordenados por sala/cama (ordem ascendente). Surgem a vermelho os medicamentos não validados

3. Selecionar os medicamentos a reservar
   Por defeito, todos os medicamentos estão selecionados (exceto os não validados)

4. Clicar em Reservar/debitar medicamentos

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Reservar/Reverter produtos

O Mapa de alterações pode refletir novas reservas ou a necessidade de reverter um produto e voltar a adicioná-lo ao stock existente. O M1 ao processar o mapa de alterações verifica se existe necessidade de reserva ou revertência e apresenta o nome do botão em conformidade:

• Reservar produtosmedicamentos - na lista existem apenas novas prescrições ou aumentos às das quantidades a fornecer;

  

• Reverter produtosmedicamentos - na lista existem apenas suspensões ou diminuições das quantidades a fornecer;

  

• Reservar/reverter produtosmedicamentos - na lista existem os dois tipos de operação.

  

Ao clicar no botão o M1 pede ao utilizador para confirmar a ação. Se na lista existirem produtos não validados junto com a confirmação surge a indicação de que esses produtos não podem ser reservados.

Depois de processado e gravado o Mapa de alterações o botão Imprimir mapa surge ativo. 

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Como imprimir o mapa de distribuição/alterações?

A impressão do Mapa de distribuição ou do Mapa de alterações é realizada através do botão Imprimir mapa, após a emissão do mapa e de acordo com o separador em que o utilizador se encontra.

Ao clicar no botão o M1 pede para confirmar a ação.

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Impressão do mapa de distribuição

O documento impresso do Mapa de distribuição é constituído por:

• Cabeçalho, apresentado no topo de todas as páginas, em que consta: o logótipo da organização; o título do mapa - Mapa de distribuição de medicamentos; o nome do utilizador e a hora de emissão; período temporal do mapa; nome do armazém e o nº da página (X de Y);

• Cabeçalho da área de internamento - Área de internamento: [Nome da área de internamento];

• Identificação do utente: Nº do processo, Nome completo, data de nascimento e idade; Título, nome clínico e especialidade do médico responsável; Data e hora da última prescrição; Nome e Observações da dieta; Quarto e cama do utente;

• Medicamentos/produtos preparados para distribuição: Código, Medicamento, Forma (forma farmacêutica), Quant/toma (quantidade prevista para cada toma prevista no período), Via de administração, Frequência, Quant total e Quadrícula (permite que utilizador assinale manualmente as linhas já processadas).

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Impressão do mapa de alterações

O documento impresso do Mapa de distribuição é constituído por:

• Cabeçalho, apresentado no topo de todas as páginas, em que consta: o logótipo da organização; o título do mapa - Mapa de alterações terapêuticas; o nome do utilizador e a hora de emissão; período temporal do mapa; nome do armazém e o nº da página (X de Y);

• Cabeçalho da área de internamento - Área de internamento: [Nome da área de internamento];

• Identificação do utente: Nº do processo, Nome completo, data de nascimento e idade; Título, nome clínico e especialidade do médico responsável; Data e hora da última prescrição; Nome e Observações da dieta; Quarto e cama do utente;

• Medicamentos/produtos preparados para distribuição: Código, Medicamento, Forma (forma farmacêutica), Quant/toma (quantidade prevista para cada toma prevista no período), Via de administração, Frequência, Alterações e Quadrícula (permite que utilizador assinale manualmente as linhas já processadas).

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Consultar Mapas de alterações

A partir do momento em que é gerado um mapa o campo Mapa de alterações fica ativo e apresenta as seguintes opções:

• Por reservar/reverter - opção selecionada por defeito. Apenas os medicamentos não reservados ou revertidos estão listados

• Mapa de alterações - são apresentadas várias opções, de acordo com os mapas de alterações já gerados, no formato: Data e hora - Título e utilizador
  Quando selecionada são listados os medicamentos reservados/revertidos no mapa selecionado e são apresentadas as colunas Reservado e Data e hora de reserva

• Ver tudo - são apresentadas todos os medicamentos com alterações os por reservar e os já incluídos num mapa de alterações.
  São apresentadas as colunas Reservado e Data e hora de reserva, que permitem distinguir os medicamentos reservados dos não reservados

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Imprimir mapa de alterações

O Mapa de alterações é impresso através do botão Imprimir mapa. O documento impresso do Mapa de distribuição é constituído por:

• O documento impresso apresenta a seguinte informação:

  • Identificação do mapa de distribuição e do seu emissor

  • Cabeçalho com a informação do utente

  • Informação dos medicamentos incluídos no mapa - agrupados por utente e ordenados por sala/cama.

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Anular mapa de alterações

O botão Anular mapa permite anular o Mapa de alterações selecionado. Ao clicar é apresentada a questão: ‘Confirma a anulação do mapa de alterações selecionado?’

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Informação relacionada com Hospital de dia

Ao entrar no Mapa de distribuição o Filtro Áreas/Salas lista as áreas de internamento e salas de tratamento da unidade orgânica selecionada, organizadas em dois agrupamentos: Áreas de internamento e Sala de tratamento.

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