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Descrição Aplicacional

Acesso direto à Faturação

Ao iniciar sessão no M1 o utilizador pode aceder diretamente à área de Faturação.

Para tal, é necessário que na área Perfis, do módulo de Configuração, o perfil do utilizador (1) tenha selecionada a opção Receção - Faturação no campo Módulo de entrada direta no M1 (2).

No campo Módulo de entrada direta no MedicineOne existem duas possibilidades face ao módulo Receção:

• Receção - Agendas - permite que o utilizador ao iniciar sessão entre diretamente na área Agendas;

• Receção - Faturação - permite que o utilizador ao iniciar sessão entre diretamente na área Faturação.

Faturar por planos de saúde

A faturação é por Plano de saúde, exclusivamente. 

Na configuração é necessário inativar o bit Aceita pagamentos integralmente a cargo do utente e a regra de faturação por defeito devem ser os Planos de saúde. Esta parametrização pode ser efetuada no módulo de Configuração, Faturação, no separador Regras ou por BD.

Sistema de saúde Particular

É obrigatório que se crie uma entidade com o bit Particular ativo. Esta parametrização quando ativa, determina que o pagamento dos procedimentos realizados ao abrigo desse subsistema é da responsabilidade do utente.

Pode executar um comando que retira a obrigatoriedade do número de beneficiário para o sistema de saúde particular.

Posição em que deve abrir o assistente de faturação

É aconselhável definir a primeira opção, No passo de pesquisa e seleção do utente/entidade, para Posição em que deve abrir o assistente de faturação.
O validador da ADSE só funciona corretamente na passagem do 3º para o 4º passo do assistente de faturação.

Esta parametrização pode ser feita através do M1 ou por BD.

Documentos

É necessário ter definidos os modelos de documentos para os utentes e entidades. Se existirem documentos complementares é necessário indicar os mesmos no separador Documentos complementares.

Estes documentos constarão no momento da emissão da fatura, na área Modelo de documento a utilizar.

O mesmo se passa com os modelos de documentos a serem usados quando se fatura a entidades.

No M1 é possível associar o mesmo modelo de documento a Grupos de entidades. Esta funcionalidade apenas se encontra disponível por BD.

Referência multibanco

1. Ativar a referência e definir os código de entidades em: Módulo Configuração > Organização própria > Faturação > Definições > separador Referências MB;

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2. Colocar a tag [REFERENCIA_MB] no repx do documento de faturação utilizado (Módulo Configuração > Organização própria > Gestão documental > Documentos a emitir > Selecionar o documento > Editar modelo)

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2. .
   A “[REFERENCIA_MB]” deve ser colocada apenas no campo “Texto”. Existe um hardcode que faz com que surja a box com a entidade e referência.

3. Ter ativa a definição Gera referência multibanco para utente com adiantamento por utilizar (Módulo Configuração > Definições).

Assistente de faturação - Ver faturados selecionado por defeito

No segundo ecrã do Assistente de faturação consta a checkbox Ver faturados, que se encontra selecionada por defeito (ou não) de acordo com o que se encontra parametrizado na definição Por defeito apresentar os atos e consumos faturados (Módulo de Configuração > Definições). 

Auto-faturação

1. Criar subsistema de saúde - na tabela Sistemas de saúde (1).

   • Clicar em Inserir registo;

   • Definir o nome e ativar a checkbox da coluna Ativo (2).

   • As restantes informações não são de preenchimento obrigatório.

     

2. Determinar que a entidade usa auto faturação

   1. Aceder às Definições e pesquisar por Auto faturação (1);

   2. No lado direito selecione a organização pretendia ou todas (2).

   3. No filtro digitar o nome da entidade e no campo Valor ativar a checkbox (3).

      

3. Criar séries de faturação do tipo Auto faturação - É necessário criar uma série de faturação a ser usada especificamente para a auto faturação.

   1. Aceder ao item  Faturação (1), na área Configuração;

   2. No separador Definições (2) registar uma nova série (3);

   3. No campo Tipo faturação selecionar Auto faturação (4).

   4. Associar a série às unidades orgânicas através do botão Associar unidades orgânicas.

      

4. No separador Séries, selecionar o submenu Entidades (6) e associar a série previamente criada à entidade (7).

   

Retenção na fonte

1. Definir o valor das taxas - Esta parametrização é efetuada na tabela Taxas de retenção na fonte. O registo implica algumas regras:

   • Não será possível definir códigos ou taxas duplicadas;

   • O código é obrigatório e não pode ter mais do que 10 caracteres;

   • A percentagem é obrigatória e poderá variar entre 0.01% e 99.99%.

     

2. Associar as taxas de retenção à entidade - esta associação é efetuada na tabela Sistemas de saúde:

   • Selecionar a entidade pretendida e clicar nas reticencias do campo Retenção;

   • Na janela Percentagens de retenção na fonte para "Entidade" determinar as retenções a serem usadas e o período de utilização;

   • Os campos Data de inicio e percentagem são obrigatórios. As taxas não podem coincidir no mesmo período temporal.

     

3. Determinar os atos que efetuam retenção - Apenas os atos que tiverem ativo o bit Faz retenção na fonte? podem efetuar essa retenção.

   

4. Definir as labels no documento de faturação (Gestão documental)
   De forma a que sejam apresentados os valores retidos é necessário introduzir as seguintes labels, nos documentos de faturação:

   • Faturas e Notas de Crédito

     • lblPercentagemRetencao

     • lblTotalRetido

   • Fatura/Recibo

     • Na área da Fatura

       • lblPercentagemRetencao

       • lblTotalRetido

     • Na área do Recibo

       • lblPercentagemRetencaoRecibo

       • lblTotalRetidoRecibo

   

Serviços e consumos não valorizados

Parametrizar as definições: fatura a 0 e serviços e consumos não valorizados

Como este tipo de fatura só é despoletado quando a definição de emitir as faturas a zero se encontra inativa, para a usar é necessário inativar a definição. Aceda a Definições, pesquise por Permitir a criação de faturas a 0 para o utente e inative a definição.

Esta definição pode ser aplicada a Sistemas de saúde e Organizações e, do lado direito da janela, pode especificar a definição para um Sistema de saúde específico ou Organização. No exemplo da imagem, para todos os sistemas de saúde não estará ativa a criação de faturas a 0 para o utente mas para a organização MedicineOne será possível emitir faturas de valor a 0 quando o sistema de saúde é a ADSE ou MedicineOne A.

Quando a emissão de fatura a 0 para o utente se encontra inativa é sempre associada a fatura de serviços e consumos não valorizados, no entanto a sua impressão pode ser parametrizada através da definição Por defeito imprime documentos de serviços não valorizados. Esta definição pode ser ao nível das organizações, perfis ou sistemas de saúde.

Criar o documento e a série de faturação

1. Criar documento do tipo Serviços e consumos não valorizados - esta configuração é obrigatória se estiver ativa a definição Imprimir os documentos de serviços e consumos não valorizados.

   • Aceder à Configuração e abrir a Gestão documental;

   • Criar um novo documento do tipo Serviços e consumos não valorizados:

     • Clicar em Inserir registo ;

     • Digitar o nome do documento;

     • Definir com o tipo Serviços e consumos não valorizados.

       

2. Configurar a série de faturação

   • Aceder à Faturação;

   • No separador Definições indicar o código e nome da série para este documento;

     • O tipo de de documento a ser selecionado é o Serviços e consumos não valorizados.

       

   • Se estiver ativa a definição de impressão, é necessário parametrizar o documento a ser impresso no separador Documentos, Utentes.

     • Clicar em Inserir registo ;

     • Selecionar o tipo de documento Serviços e consumos não valorizados e o modelo de documento previamente criado.

Faturação entidade

Tipo de episódio na descrição da fatura para a entidade

Na fatura da entidade, consta na coluna Descrição, a identificação do tipo de episódio a que os atos/consumos estão associados, quando se tratam de episódios de internamento ou cirúrgicos.
Para que sejam identificados os episódios de cirurgia e/ou internamento é necessário ter ativa a definição Adicionar o tipo de episódio no final do nome do ato/consumo nas linhas da fatura da entidade (Módulo Configuração > Definições).

Nº de autorização

Algumas entidades emitem um número de autorização para que os procedimentos efetuados aos utentes, ao abrigo dessa entidade, possam ser faturados.

Na tabela de Sistema de saúde (A) o bit Valida preenchimento do nº autorização ao faturar (B) permite parametrizar a validação do preenchimento do nº de autorização. Quando ativo faz surgir um aviso, sempre que se tenta faturar e há pelo menos um dos detalhes que não tem número de autorização.

Posteriormente, no assistente de faturação, não será possível avançar do terceiro para o último passo do assistente sem responder à questão: Alguns detalhes não têm número de autorização preenchido. Deseja avançar?

Acordos de pessoas

Se os utilizadores não utilizam acordos é necessário, no separador Acordos, inativar o bitAcordo ativo. Se esta opção não for removida, e o médico não tiver acordos ativos, não vão ser apresentados atos médicos.

Perfis

• Emitir faturas a entidades - A faturação a entidades é parametrizável por Perfil, através do setor Emitir faturas a entidades;

  

• Alterar a regra de faturação - O acesso ao campo Faturar por pode ser controlado por Perfil. Ao inativar a opção Alterar regra de faturação, o campo Faturar por fica inativo.
  

  

• Criar faturas em “branco” - Quando não se encontra ativo o item Criar faturas em brancos não é possível emitir faturas sem qualquer valor inicial. Se o utente não tiver nada para faturar ou se o utente tiver episódios associados, mas nenhum selecionado, é apresentada a mensagem Não é permissões para criar faturas "em branco".
  

  

• Permite faturar atos isolados a uma entidade que usa faturação mensal - No primeiro passo de faturação é possível definir se pretende incluir os atos dos episódios selecionados na fatura pendente da entidade. Nos Perfis pode determinar a visibilidade deste item através da opção Permite faturar atos isolados a uma entidade que usa faturação mensal.
  

  

• Documentos de crédito - É possível determinar, por Perfil, o acesso ao botão que permite associar uma Nota de crédito à fatura.
  

  

• Alterar “imprimir agora” no utente - A emissão de Faturas pendentes pode ser parametrizada por Perfil. Caso pretenda impedir que se emitam faturas pendentes para os utentes inative a opção Alterar "Imprimir agora" .

  

Tabelas

Tabela Taxas de IVA

A tabela Taxas de IVA (Tabelas > Faturação) é composta por duas grelhas:

• Na primeira constam as taxas de IVA em vigor. É necessário definir o País e Região a que o registo de IVA está associado e o Escalão (Os escalões apresentados correspondem ao País/Região definidos);

• A tabela Validade apresenta informação adicional para a taxa selecionada: Data de início e fim; Taxa %; Código e Conta. Ao remover uma taxa de IVA esta informação também é eliminada na BD.

Definições

Incluir recibos emitidos no âmbito da SIBS em Mapas de caixa

A definição Incluir recibos emitidos no âmbito da SIBS em Mapas de caixa permite determinar se os recibos da SIBS, com o modo de pagamento ‘Referência multibanco’, são incluídos em Mapas de caixa.

Os pagamentos por referência MB são incluído em Mapas de caixa quando a definição se encontra ativa (por defeito, está inativa). Esta definição pode ser aplicada no âmbito de Organizações, Perfis de utilizadores ou Pessoas.

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Definir opção de emissão de fatura, quando o nº da fatura para a entidade é positivo

A definição Definir opção de emissão da fatura, quando o nºda fatura para a entidade é positivo, aplicada ao nível dos Sistemas de saúde, permite determinar que opção aparece ativa no resumo de faturas para a entidade com valor positivo (ou seja, que não ficam pendentes para faturação mensal):

• Emitir e imprimir fatura (valor por defeito): ao emitir a fatura é impressa a fatura da entidade;

• Emitir sem imprimir fatura: ao emitir a fatura não é impressa a fatura da entidade.

Por defeito imprime documento de serviços e consumos não valorizados

A definição Por defeito imprime documento de serviços e consumos não valorizados, aplicada ao nível da Organização, permite determinar se este documento é impresso e enviado de forma automática.

Permitir alterar a data de emissão do documento

A definição Permitir alterar a data de emissão do documento, aplicada no âmbito da Organização, permite indicar se é possível ou não alterar a data de emissão do documento. 

Os campos que mostram a data de emissão ficam no estado inativo, caso não seja possível alterar a data de emissão. Por omissão é possível alterar a data de emissão do documento de faturação.

Opção “Paga agora” seleciona automaticamente o tipo de documento “Fatura/Recibo”

Determina que será automaticamente selecionado o tipo de documento fatura/recibo, ao clicar na opção Paga agora. Esta definição é aplicada a nível da Organização.

Permitir alterar manualmente o valor total do utente

Determina se o valor total do utente/entidade pode ser alterado manualmente.

Atribuição de valor automático após alteração de valores de uma das partes da fatura

Numa fatura com parte utente e entidade, ao se alterar o valor de uma das partes, o somatório de ambas deverá se manter igual surgindo uma questão dos valores a serem modificados e se pretende proceder a essa alteração.

A definição Atribuição de valor automático após alteração de valores de uma das partes da fatura permite controlar a ação acima descrita. Caso esta definição se encontre inativa, ao se alterar o valor de uma das partes, o utilizador será questionado para decidir se o somatório se deverá manter igual ou não, caso esteja ativa, os valores serão automaticamente atualizados para o somatório se manter igual após a alteração.

Aceda ao item Definições (A), no módulo de Configuração, pesquise (B) e selecione (C) a definição. Ative ou inative o item Valor por defeito (D), de acordo com o pretendido.

Se a definição estiver inativa é apresentada a questão para confirmação da alteração dos valores (utente ou entidade).

Ao ativar a definição a alteração dos valores é aceite automaticamente, sem que surja qualquer aviso.

Agrupar detalhes na fatura da entidade

A definição Agrupar detalhes na fatura da entidade permite determinar se os atos iguais, a serem faturados, devem ser ou não agrupados.

Esta definição pode ser aplicada a Sistemas de saúde ou a Organizações e apresenta três opções:

• Sem agrupamento, os atos/consumos iguais não serão agrupados;

• Todos os atos/consumos iguais, os atos/consumos iguais serão automaticamente agrupados;

• Todos os atos/consumos iguais por utente, agrupa todos os atos/consumos iguais de cada utente.

Quando o agrupamento é feito todos os valores são somados.

Posteriormente, ao emitir uma fatura ou fatura/recibo para uma entidade os atos iguais aparecerão numa linha só e com os seus valores somados.

Configurações na BD

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