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Descrição Aplicacional

Acesso direto à Faturação

Ao iniciar sessão no M1 o utilizador pode aceder diretamente à área de Faturação.

Para tal, é necessário que na área Perfis, do módulo de Configuração, o perfil do utilizador (1) tenha selecionada a opção Receção - Faturação no campo Módulo de entrada direta no M1 (2).

No campo Módulo de entrada direta no MedicineOne existem duas possibilidades face ao módulo Receção:

• Receção - Agendas - permite que o utilizador ao iniciar sessão entre diretamente na área Agendas;

• Receção - Faturação - permite que o utilizador ao iniciar sessão entre diretamente na área Faturação.

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Faturar por planos de saúde

A faturação é por Plano de saúde, exclusivamente. 

Na configuração é necessário inativar o bit Aceita pagamentos integralmente a cargo do utente e a regra de faturação por defeito devem ser os Planos de saúde. Esta parametrização pode ser efetuada no módulo de Configuração, Faturação, no separador Regras ou por BD.

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Sistema de saúde Particular

É obrigatório que se crie uma entidade com o bit Particular ativo. Esta parametrização quando ativa, determina que o pagamento dos procedimentos realizados ao abrigo desse subsistema é da responsabilidade do utente.

Pode executar um comando que retira a obrigatoriedade do número de beneficiário para o sistema de saúde particular.

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Posição em que deve abrir o assistente de faturação

É aconselhável definir a primeira opção, No passo de pesquisa e seleção do utente/entidade, para Posição em que deve abrir o assistente de faturação.
O validador da ADSE só funciona corretamente na passagem do 3º para o 4º passo do assistente de faturação.

Esta parametrização pode ser feita através do M1 ou por BD.

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Documentos

É necessário ter definidos os modelos de documentos para os utentes e entidades. Se existirem documentos complementares é necessário indicar os mesmos no separador Documentos complementares.

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Estes documentos constarão no momento da emissão da fatura, na área Modelo de documento a utilizar.

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O mesmo se passa com os modelos de documentos a serem usados quando se fatura a entidades.

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No M1 é possível associar o mesmo modelo de documento a Grupos de entidades. Esta funcionalidade apenas se encontra disponível por BD.

Referência multibanco

1. Ativar a referência e definir os código de entidades em: Módulo Configuração > Organização própria > Faturação > Definições > separador Referências MB;

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2. Colocar a tag [REFERENCIA_MB] no repx do documento de faturação utilizado (Módulo Configuração > Organização própria > Gestão documental > Documentos a emitir > Selecionar o documento > Editar modelo).
   A “[REFERENCIA_MB]” deve ser colocada apenas no campo “Texto”. Existe um hardcode que faz com que surja a box com a entidade e referência.

3. Ter ativa a definição Gera referência multibanco para utente com adiantamento por utilizar (Módulo Configuração > Definições).

Assistente de faturação - Ver faturados selecionado por defeito

No segundo ecrã do Assistente de faturação consta a checkbox Ver faturados, que se encontra selecionada por defeito (ou não) de acordo com o que se encontra parametrizado na definição Por defeito apresentar os atos e consumos faturados (Módulo de Configuração > Definições). 

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Auto-faturação

1. Criar subsistema de saúde - na tabela Sistemas de saúde (1).

   • Clicar em Inserir registo;

   • Definir o nome e ativar a checkbox da coluna Ativo (2).

   • As restantes informações não são de preenchimento obrigatório.

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2. Determinar que a entidade usa auto faturação

   1. Aceder às Definições e pesquisar por Auto faturação (1);

   2. No lado direito selecione a organização pretendia ou todas (2).

   3. No filtro digitar o nome da entidade e no campo Valor ativar a checkbox (3).

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3. Criar séries de faturação do tipo Auto faturação - É necessário criar uma série de faturação a ser usada especificamente para a auto faturação.

   1. Aceder ao item  Faturação (1), na área Configuração;

   2. No separador Definições (2) registar uma nova série (3);

   3. No campo Tipo faturação selecionar Auto faturação (4).

   4. Associar a série às unidades orgânicas através do botão Associar unidades orgânicas.

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4. No separador Séries, selecionar o submenu Entidades (6) e associar a série previamente criada à entidade (7).

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Retenção na fonte

1. Definir o valor das taxas - Esta parametrização é efetuada na tabela Taxas de retenção na fonte. O registo implica algumas regras:

   • Não será possível definir códigos ou taxas duplicadas;

   • O código é obrigatório e não pode ter mais do que 10 caracteres;

   • A percentagem é obrigatória e poderá variar entre 0.01% e 99.99%.

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2. Associar as taxas de retenção à entidade - esta associação é efetuada na tabela Sistemas de saúde:

   • Selecionar a entidade pretendida e clicar nas reticencias do campo Retenção;

   • Na janela Percentagens de retenção na fonte para "Entidade" determinar as retenções a serem usadas e o período de utilização;

   • Os campos Data de inicio e percentagem são obrigatórios. As taxas não podem coincidir no mesmo período temporal.

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3. Determinar os atos que efetuam retenção - Apenas os atos que tiverem ativo o bit Faz retenção na fonte? podem efetuar essa retenção.

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4. Definir as labels no documento de faturação (Gestão documental)
   De forma a que sejam apresentados os valores retidos é necessário introduzir as seguintes labels, nos documentos de faturação:

   • Faturas e Notas de Crédito

     • lblPercentagemRetencao

     • lblTotalRetido

   • Fatura/Recibo

     • Na área da Fatura

       • lblPercentagemRetencao

       • lblTotalRetido

     • Na área do Recibo

       • lblPercentagemRetencaoRecibo

       • lblTotalRetidoRecibo

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Serviços e consumos não valorizados

Parametrizar as definições: fatura a 0 e serviços e consumos não valorizados

Como este tipo de fatura só é despoletado quando a definição de emitir as faturas a zero se encontra inativa, para a usar é necessário inativar a definição. Aceda a Definições, pesquise por Permitir a criação de faturas a 0 para o utente e inative a definição.

Esta definição pode ser aplicada a Sistemas de saúde e Organizações e, do lado direito da janela, pode especificar a definição para um Sistema de saúde específico ou Organização. No exemplo da imagem, para todos os sistemas de saúde não estará ativa a criação de faturas a 0 para o utente mas para a organização MedicineOne será possível emitir faturas de valor a 0 quando o sistema de saúde é a ADSE ou MedicineOne A.

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Quando a emissão de fatura a 0 para o utente se encontra inativa é sempre associada a fatura de serviços e consumos não valorizados, no entanto a sua impressão pode ser parametrizada através da definição Por defeito imprime documentos de serviços não valorizados. Esta definição pode ser ao nível das organizações, perfis ou sistemas de saúde.

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Criar o documento e a série de faturação

1. Criar documento do tipo Serviços e consumos não valorizados - esta configuração é obrigatória se estiver ativa a definição Imprimir os documentos de serviços e consumos não valorizados.

   • Aceder à Configuração e abrir a Gestão documental;

   • Criar um novo documento do tipo Serviços e consumos não valorizados:

     • Clicar em Inserir registo ;

     • Digitar o nome do documento;

     • Definir com o tipo Serviços e consumos não valorizados.

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2. Configurar a série de faturação

   • Aceder à Faturação;

   • No separador Definições indicar o código e nome da série para este documento;

     • O tipo de de documento a ser selecionado é o Serviços e consumos não valorizados.

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   • Se estiver ativa a definição de impressão, é necessário parametrizar o documento a ser impresso no separador Documentos, Utentes.

     • Clicar em Inserir registo ;

     • Selecionar o tipo de documento Serviços e consumos não valorizados e o modelo de documento previamente criado.

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Faturação entidade

Tipo de episódio na descrição da fatura para a entidade

Na fatura da entidade, consta na coluna Descrição, a identificação do tipo de episódio a que os atos/consumos estão associados, quando se tratam de episódios de internamento ou cirúrgicos.
Para que sejam identificados os episódios de cirurgia e/ou internamento é necessário ter ativa a definição Adicionar o tipo de episódio no final do nome do ato/consumo nas linhas da fatura da entidade (Módulo Configuração > Definições).

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Nº de autorização

Algumas entidades emitem um número de autorização para que os procedimentos efetuados aos utentes, ao abrigo dessa entidade, possam ser faturados.

Na tabela de Sistema de saúde (A) o bit Valida preenchimento do nº autorização ao faturar (B) permite parametrizar a validação do preenchimento do nº de autorização. Quando ativo faz surgir um aviso, sempre que se tenta faturar e há pelo menos um dos detalhes que não tem número de autorização.

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Posteriormente, no assistente de faturação, não será possível avançar do terceiro para o último passo do assistente sem responder à questão: Alguns detalhes não têm número de autorização preenchido. Deseja avançar?

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Acordos de pessoas

Se os utilizadores não utilizam acordos é necessário, no separador Acordos, inativar o bitAcordo ativo. Se esta opção não for removida, e o médico não tiver acordos ativos, não vão ser apresentados atos médicos.

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Perfis

• Emitir faturas a entidades - A faturação a entidades é parametrizável por Perfil, através do setor Emitir faturas a entidades;

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• Alterar a regra de faturação - O acesso ao campo Faturar por pode ser controlado por Perfil. Ao inativar a opção Alterar regra de faturação, o campo Faturar por fica inativo.
  

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• Criar faturas em “branco” - Quando não se encontra ativo o item Criar faturas em brancos não é possível emitir faturas sem qualquer valor inicial. Se o utente não tiver nada para faturar ou se o utente tiver episódios associados, mas nenhum selecionado, é apresentada a mensagem Não é permissões para criar faturas "em branco".
  

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• Permite faturar atos isolados a uma entidade que usa faturação mensal - No primeiro passo de faturação é possível definir se pretende incluir os atos dos episódios selecionados na fatura pendente da entidade. Nos Perfis pode determinar a visibilidade deste item através da opção Permite faturar atos isolados a uma entidade que usa faturação mensal.
  

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• Documentos de crédito - É possível determinar, por Perfil, o acesso ao botão que permite associar uma Nota de crédito à fatura.
  

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• Alterar “imprimir agora” no utente - A emissão de Faturas pendentes pode ser parametrizada por Perfil. Caso pretenda impedir que se emitam faturas pendentes para os utentes inative a opção Alterar "Imprimir agora" .

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Tabelas

Tabela Taxas de IVA

A tabela Taxas de IVA (Tabelas > Faturação) é composta por duas grelhas:

• Na primeira constam as taxas de IVA em vigor. É necessário definir o País e Região a que o registo de IVA está associado e o Escalão (Os escalões apresentados correspondem ao País/Região definidos);

• A tabela Validade apresenta informação adicional para a taxa selecionada: Data de início e fim; Taxa %; Código e Conta. Ao remover uma taxa de IVA esta informação também é eliminada na BD.

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Definições

Incluir recibos emitidos no âmbito da SIBS em Mapas de caixa

A definição Incluir recibos emitidos no âmbito da SIBS em Mapas de caixa permite determinar se os recibos da SIBS, com o modo de pagamento ‘Referência multibanco’, são incluídos em Mapas de caixa.

Os pagamentos por referência MB são incluído em Mapas de caixa quando a definição se encontra ativa (por defeito, está inativa). Esta definição pode ser aplicada no âmbito de Organizações, Perfis de utilizadores ou Pessoas.

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Definir opção de emissão de fatura, quando o nº da fatura para a entidade é positivo

A definição Definir opção de emissão da fatura, quando o nºda fatura para a entidade é positivo, aplicada ao nível dos Sistemas de saúde, permite determinar que opção aparece ativa no resumo de faturas para a entidade com valor positivo (ou seja, que não ficam pendentes para faturação mensal):

• Emitir e imprimir fatura (valor por defeito): ao emitir a fatura é impressa a fatura da entidade;

• Emitir sem imprimir fatura: ao emitir a fatura não é impressa a fatura da entidade.

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Por defeito imprime documento de serviços e consumos não valorizados

A definição Por defeito imprime documento de serviços e consumos não valorizados, aplicada ao nível da Organização, permite determinar se este documento é impresso e enviado de forma automática.

Permitir alterar a data de emissão do documento

A definição Permitir alterar a data de emissão do documento, aplicada no âmbito da Organização, permite indicar se é possível ou não alterar a data de emissão do documento. 

Os campos que mostram a data de emissão ficam no estado inativo, caso não seja possível alterar a data de emissão. Por omissão é possível alterar a data de emissão do documento de faturação.

Opção “Paga agora” seleciona automaticamente o tipo de documento “Fatura/Recibo”

Determina que será automaticamente selecionado o tipo de documento fatura/recibo, ao clicar na opção Paga agora. Esta definição é aplicada a nível da Organização.

Permitir alterar manualmente o valor total do utente

Determina se o valor total do utente/entidade pode ser alterado manualmente.

Atribuição de valor automático após alteração de valores de uma das partes da fatura

Numa fatura com parte utente e entidade, ao se alterar o valor de uma das partes, o somatório de ambas deverá se manter igual surgindo uma questão dos valores a serem modificados e se pretende proceder a essa alteração.

A definição Atribuição de valor automático após alteração de valores de uma das partes da fatura permite controlar a ação acima descrita. Caso esta definição se encontre inativa, ao se alterar o valor de uma das partes, o utilizador será questionado para decidir se o somatório se deverá manter igual ou não, caso esteja ativa, os valores serão automaticamente atualizados para o somatório se manter igual após a alteração.

Aceda ao item Definições (A), no módulo de Configuração, pesquise (B) e selecione (C) a definição. Ative ou inative o item Valor por defeito (D), de acordo com o pretendido.

Se a definição estiver inativa é apresentada a questão para confirmação da alteração dos valores (utente ou entidade).

Ao ativar a definição a alteração dos valores é aceite automaticamente, sem que surja qualquer aviso.

Agrupar detalhes na fatura da entidade

A definição Agrupar detalhes na fatura da entidade permite determinar se os atos iguais, a serem faturados, devem ser ou não agrupados.

Esta definição pode ser aplicada a Sistemas de saúde ou a Organizações e apresenta três opções:

• Sem agrupamento, os atos/consumos iguais não serão agrupados;

• Todos os atos/consumos iguais, os atos/consumos iguais serão automaticamente agrupados;

• Todos os atos/consumos iguais por utente, agrupa todos os atos/consumos iguais de cada utente.

Quando o agrupamento é feito todos os valores são somados.

Posteriormente, ao emitir uma fatura ou fatura/recibo para uma entidade os atos iguais aparecerão numa linha só e com os seus valores somados.

Configurações na BD

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