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Enquadramento e Âmbito

A nova forma de contratação pública torna obrigatória a emissão de faturas eletrónicas para empresas prestadoras de serviços de a Entidades públicas, inclusive em Unidades de saúde. As soluções EDI (Eletronic Data Interchange) visam garantir o cumprimento das obrigações legais relacionadas com o intercâmbio eletrónico de documentos.

Envio de documentos através do conector

• O Conector com entidades públicas suporta o envio de documentos do tipo: Faturas, Faturas/Recibo e Notas de crédito.
  O envio de outros tipos de documentos deve ser gerido manualmente, fora do M1;

• O correto funcionamento do conector é assegurado para Entidades que não utilizem IVA;

• Apenas os documentos associados a faturas do utente são considerados pelo conector. Faturas emitidas diretamente à entidade não são consideradas.

Requisitos para o correto funcionamento do conector

Descrição Aplicacional

As faturas são enviadas automaticamente pelo M1?

As faturas para as Entidades Públicas podem ser enviadas manualmente, através da área Faturação online do M1, ou de forma automática. 

O envio automático de faturas é ativado através de uma extensão do Agent. Esta ativação requer serviços de parametrização. 

Quando ativo, o envio automático é realizado para todas as entidades parametrizadas no conector. Apenas a data e hora do envio são determinados pela Unidade de saúde.

Fluxo envio de documentos

1. O M1 gera a fatura no formato CIUS-PT

   1. O CIUS-PT inclui na estrutura o PDF da fatura

2. Envio para a Saphety

   1. Este passo pode ser efetuado pelo utilizador no M1 ou automaticamente, através da extensão do Agent

   2. Se existir um erro a Saphety devolve a informação

3. Envio para o ERP da Entidade pública (pela Saphety)

   1. Se existir um erro a Saphety devolve a informação

4. Processo concluído

   1. Informação devolvida pela Saphety

Que dados devem ser incluídos no envio de uma fatura?

O envio de uma fatura para uma entidade pública poderá exigir a inclusão dos seguintes dados contratuais:

• Número de contrato e data (obrigatório se a entidade exigir);

• Número de encomenda e data (obrigatório se a entidade exigir);

• Número de compromisso e data (obrigatório se a entidade exigir).

No M1 os dados contratuais podem ser registados num dos seguintes momentos:

1. Emissão da fatura para a entidade - O Assistente de faturação apresenta no botão Dados do documento a opção Dados do contratuais;

   

2. Após a emissão da fatura para a entidade - Na área de documentos Emitidos, no separador Faturas é necessário selecionar o documento correspondente, clicar em Funções e escolher a opção Gerir dados contratuais.

   

Como consultar o estado de integração de faturas de entidades públicas?

Na área Faturação online é possível consultar o estado da integração de faturas de entidades públicas através do separador Entidades públicas, disponível na secção Faturação à entidade (o acesso a esta área é parametrizado por perfil).

A informação apresentada neste separador corresponde ao determinado na área de Filtros (1): Organização; Entidade (entidades ativas para a Organização selecionada e com o plugin 66); Tipo de documento; Estado; Número. 

Depois de determinados os filtros é necessário clicar no botão Procurar (2). A informação dos documentos apresentados (3) encontra-se organizada nas seguintes colunas: Nº documento, Data, Tipo, Entidade e Estado. Para que surja informação listada é necessário que as faturas já se encontrem emitidas e que o número de contribuinte da organização esteja registado (Configuração > Organização própria > Propriedades).

O botão Enviar (4) permite realizar o envio do documento selecionado para a entidade, desde que o mesmo se encontre num estado que assim o permita (Por enviar, Erros no envio para o broker, Erros no envio para o ERP ou Erro interno).

Através do botão Funções estão disponíveis as seguintes opções:

• Ver o resultado do envio - aparece uma mensagem com os dados do envio do documento selecionado e, se existirem, dos erros devolvidos (os erros podem ser devolvidos pela Saphety ou pelo próprio M1);

• Alterar estado para - permite alterar manualmente o estado de integração de um documento que já tenha sido tentado enviar pelo menos uma vez, caso perfil do utilizador tenha essa permissão;

  • Ao alterar o estado de um documento o M1 solicita a confirmação da ação;

  • Caso  o documento não contenha nenhuma tentativa de envio, ao selecionar esta opção é apresentada a informação Não é possível alterar o estado deste documento porque ainda não contem uma tentativa de envio para a entidade pública.

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