POLÍTICA DE PRIVACIDADE

ASSISTENTE VIRTUAL | MEDICINEONE

Preâmbulo

A MedicineOne — Life Sciences Computing, S.A. (a seguir designada por «MedicineOne») disponibiliza o Assistente Virtual MedicineOne (a seguir designado por «Assistente»), um sistema automatizado baseado em inteligência artificial (IA), destinado a prestar apoio técnico e funcional aos utilizadores dos softwares e soluções desenvolvidos pela MedicineOne, designadamente na navegação, configuração, parametrização e esclarecimento de dúvidas sobre as suas funcionalidades. O Assistente é disponibilizado através do endereço [ https://chatbot.medicineone.net ], bem como integrado nos produtos e serviços da MedicineOne (designadamente NEO Desktop e NEO Web) e em portais e aplicações por si operados ou integrados em sistemas de terceiros, tais como o portal e aplicação DoutorJá e instâncias de Jira Service Management.

A presente Política de Privacidade (a seguir «Política») descreve o modo como a MedicineOne trata os dados pessoais recolhidos no contexto da utilização do Assistente, em cumprimento do Regulamento (UE) 2016/679, de 27 de abril (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados — «RGPD»), da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, do Regulamento (UE) 2024/1689, de 13 de junho (Regulamento Inteligência Artificial — «AI Act»), da Lei n.º 41/2004, de 18 de agosto (na sua redação atual), e da demais legislação aplicável.

Esta Política deve ser lida em conjunto com os Termos de Utilização do Assistente Virtual MedicineOne, disponíveis no mesmo endereço.

1. Responsável pelo Tratamento e Encarregado de Proteção de Dados

1.1. Responsável pelo Tratamento

Entidade: MedicineOne — Life Sciences Computing, S.A.

Sede: Rua Jorge Anjinho, n.º 115, Lote 8, 3030-482 Coimbra, Portugal

Escritórios adicionais: Rua Dr. António Cândido, n.º 10, 1.º andar, 1050-076 Lisboa  |  Avenida de França, n.º 20, 5.º andar, sala 507, 4050-275 Porto

Telefone: (+351) 239 103 500

Sítio institucional: http://www.medicineone.net

NIPC: [a inserir]

1.2. Encarregado de Proteção de Dados (EPD)

A MedicineOne dispõe de Encarregado de Proteção de Dados, podendo o titular dos dados contactá-lo diretamente para qualquer questão relativa ao tratamento dos seus dados pessoais ou para o exercício dos direitos previstos no RGPD:

Endereço eletrónico: juridico@medicineone.net

Endereço postal: Encarregado de Proteção de Dados, MedicineOne — Life Sciences Computing, S.A., Rua Jorge Anjinho, n.º 115, Lote 8, 3030-482 Coimbra

2. Âmbito e Princípios

2.1. Âmbito

A presente Política aplica-se a todos os tratamentos de dados pessoais realizados no contexto da utilização do Assistente, independentemente do canal através do qual o utilizador acede ao mesmo, designadamente:

• Acesso direto através do sítio [ https://chatbot.medicineone.net ];

• Acesso através de integração nas soluções da MedicineOne (NEO Desktop, NEO Web e demais produtos do portfólio M1);

• Acesso através do portal e aplicação DoutorJá e de outras integrações em sites e plataformas operados por terceiros ou pela MedicineOne;

• Acesso através de instâncias de Jira Service Management e de outros canais de suporte que recorram ao Assistente.

Quando o Assistente seja utilizado embebido em produtos contratados por clientes da MedicineOne, aplica-se cumulativamente o regime de proteção de dados previsto no contrato celebrado entre o cliente e a MedicineOne, podendo o cliente assumir, em relação aos utilizadores finais por si autorizados, a qualidade de responsável pelo tratamento e a MedicineOne a de subcontratante, nos termos do artigo 28.º do RGPD.

2.2. Princípios Aplicáveis

A MedicineOne trata os dados pessoais em conformidade com os princípios previstos no artigo 5.º do RGPD, nomeadamente:

• Licitude, lealdade e transparência;

• Limitação das finalidades;

• Minimização dos dados;

• Exatidão;

• Limitação da conservação;

• Integridade e confidencialidade;

• Responsabilidade pelo cumprimento (accountability).

3. Dados Pessoais Tratados

No âmbito da utilização do Assistente, a MedicineOne pode tratar as seguintes categorias de dados pessoais:

4. Finalidades e Bases Jurídicas do Tratamento

Os dados pessoais identificados no ponto anterior são tratados para as seguintes finalidades e ao abrigo das seguintes bases jurídicas:

5. Tratamento de Categorias Especiais de Dados

O Assistente destina-se exclusivamente ao apoio técnico e funcional à utilização dos softwares desenvolvidos pela MedicineOne e, em conformidade, não foi concebido nem está autorizado para o tratamento de categorias especiais de dados, designadamente dados relativos à saúde, à origem racial ou étnica, às opiniões políticas, às convicções religiosas ou filosóficas, à filiação sindical, dados genéticos, dados biométricos com vista a identificar uma pessoa de forma inequívoca, dados relativos à vida sexual ou à orientação sexual.

O utilizador é expressamente advertido para se abster de introduzir, no decurso da interação com o Assistente, quaisquer dados que se enquadrem nas referidas categorias especiais, bem como dados pessoais de terceiros.

Caso o utilizador introduza espontaneamente tais dados, a MedicineOne adotará as seguintes medidas:

• Procederá à eliminação dos dados em prazo não superior a 30 (trinta) dias contados da sua identificação, salvo se a sua conservação for indispensável para o exercício ou a defesa de direitos em processo judicial, para o cumprimento de obrigação legal ou para a proteção de interesses vitais do titular ou de terceiro, nos termos do artigo 9.º, n.º 2, alíneas c), f) e g), do RGPD;

• Não utilizará tais dados para qualquer outra finalidade que não a estritamente necessária à execução das medidas acima referidas;

• Notificará o titular, sempre que tal seja proporcional e exigível, da introdução involuntária dos referidos dados.

6. Prazos de Conservação

Os dados pessoais são conservados pelo período estritamente necessário à prossecução das finalidades para as quais foram recolhidos, nos termos seguintes:

Findos os prazos aplicáveis, os dados são eliminados de forma segura ou irreversivelmente anonimizados.

7. Destinatários e Subcontratantes

7.1. Destinatários

Os dados pessoais podem ser comunicados, na estrita medida do necessário, às seguintes categorias de destinatários:

• Colaboradores e prestadores de serviços da MedicineOne, sujeitos a deveres contratuais de confidencialidade;

• Fornecedores tecnológicos da MedicineOne com a qualidade de subcontratantes, identificados no ponto 7.2;

• Cliente que tenha contratado a integração do Assistente nas suas soluções, no que respeita aos dados dos seus utilizadores finais autorizados;

• Autoridades públicas competentes, quando exista obrigação legal ou ordem judicial para o efeito;

• Auditores externos, advogados e demais consultores, vinculados a deveres de sigilo profissional, no estrito âmbito das suas funções.

7.2. Subcontratantes

Para a prestação do serviço, a MedicineOne recorre aos seguintes subcontratantes, todos vinculados por contrato de tratamento de dados pessoais nos termos do artigo 28.º do RGPD:

• Fornecedor da plataforma de Assistente Virtual: entidade responsável pelo fornecimento e operação técnica da plataforma de chatbot, devidamente identificada na lista atualizada de subcontratantes da MedicineOne, disponível mediante pedido ao Encarregado de Proteção de Dados.

• Fornecedor do modelo de linguagem (LLM): entidade responsável pelo fornecimento do modelo de inteligência artificial generativa subjacente ao Assistente. O modelo é utilizado em modo de inferência; os conteúdos das interações não são utilizados pelo fornecedor para treino ou aperfeiçoamento de modelos próprios.

• Fornecedor da plataforma de gestão de conhecimento: entidade responsável pelo alojamento da base de conhecimento (Atlassian Confluence) que alimenta o Assistente, no que respeita aos conteúdos publicados pela MedicineOne.

• Fornecedor de infraestrutura cloud: entidade responsável pelo alojamento e armazenamento técnico dos dados.

A lista atualizada de subcontratantes, incluindo a identificação concreta de cada entidade e respetiva localização, é disponibilizada pelo Encarregado de Proteção de Dados mediante pedido escrito do titular.

8. Registos de Invocação e Auditoria

Para efeitos de segurança da informação, deteção de utilização abusiva, gestão da capacidade do serviço e cumprimento de obrigações legais e contratuais, a MedicineOne procede, em cada invocação do Assistente, ao registo dos seguintes elementos:

• Data e hora da invocação;

• Identificador da organização cliente (quando aplicável);

• Identificador interno do utilizador (quando aplicável e sob forma pseudonimizada);

• Identificador da sessão e da mensagem;

• Resultado da invocação (sucesso, erro ou recusa).

Estes registos são tratados ao abrigo do interesse legítimo da MedicineOne nas finalidades indicadas, ponderados os direitos e liberdades fundamentais do titular, e estão sujeitos a controlos de acesso restritos.

O conteúdo integral das conversações é objeto de tratamento autónomo, com o prazo de conservação previsto no ponto 6.

Os dados pessoais associados aos registos e ao conteúdo das conversações não são utilizados para treino, ajuste fino (fine-tuning) ou outras formas de aperfeiçoamento de modelos de inteligência artificial, próprios ou de terceiros.

9. Transferências Internacionais de Dados

Sempre que possível, a MedicineOne assegura o tratamento dos dados pessoais no território do Espaço Económico Europeu (EEE).

Caso, em virtude do recurso a subcontratantes (designadamente fornecedores de modelos de linguagem ou de infraestrutura cloud), seja necessário transferir dados pessoais para países terceiros, a MedicineOne assegura previamente a existência de garantias adequadas, nos termos dos artigos 44.º a 49.º do RGPD, designadamente:

• Decisão de adequação da Comissão Europeia, quando aplicável (designadamente o EU–US Data Privacy Framework, no caso de transferências para os Estados Unidos da América, para entidades certificadas);

• Cláusulas Contratuais-Tipo aprovadas pela Comissão Europeia, complementadas por medidas suplementares quando a avaliação de impacto da transferência o exija;

• Regras Vinculativas Aplicáveis às Empresas (BCR), quando aplicáveis;

• Outros mecanismos legalmente admitidos.

O titular pode obter informação detalhada sobre as transferências realizadas e os respetivos instrumentos jurídicos junto do Encarregado de Proteção de Dados.

10. Direitos dos Titulares

Nos termos dos artigos 13.º a 22.º do RGPD, o titular dos dados pode exercer, a todo o tempo e gratuitamente, os seguintes direitos:

• Direito de acesso (artigo 15.º) — obter confirmação sobre se os seus dados são objeto de tratamento e, sendo o caso, aceder aos mesmos e a informação adicional sobre o tratamento;

• Direito de retificação (artigo 16.º) — solicitar a correção dos dados inexatos ou incompletos;

• Direito ao apagamento (artigo 17.º) — solicitar a eliminação dos dados, nos casos legalmente previstos;

• Direito à limitação do tratamento (artigo 18.º) — solicitar a restrição do tratamento, nos casos legalmente previstos;

• Direito à portabilidade (artigo 20.º) — receber os dados num formato estruturado, de uso corrente e legível por máquina, ou solicitar a sua transmissão a outro responsável, quando legalmente aplicável;

• Direito de oposição (artigo 21.º) — opor-se, por motivos relacionados com a sua situação particular, aos tratamentos baseados no interesse legítimo;

• Direito de retirar o consentimento (artigo 7.º, n.º 3) — quando o tratamento se baseie no consentimento, retirá-lo a todo o tempo, sem prejuízo da licitude do tratamento previamente efetuado;

• Direito de não ficar sujeito a decisões automatizadas (artigo 22.º) — vide ponto 11 desta Política.

O exercício dos direitos pode ser efetuado mediante comunicação dirigida ao Encarregado de Proteção de Dados, através do endereço eletrónico dpo@medicineone.net ou pelos demais contactos indicados no ponto 1, devendo o titular juntar elementos que permitam confirmar a sua identidade.

A MedicineOne responde aos pedidos no prazo de um mês contado da sua receção, prazo que pode ser prorrogado por dois meses adicionais quando tal se justifique pela complexidade ou pelo número de pedidos, sendo o titular informado da prorrogação.

Direito de reclamação. Sem prejuízo de qualquer outra via de recurso administrativo ou judicial, o titular tem o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo competente, a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), com sede na Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa, telefone 213 928 400, sítio http://www.cnpd.pt , endereço eletrónico geral@cnpd.pt.

11. Decisões Automatizadas e Definição de Perfis

O Assistente não toma decisões exclusivamente baseadas em tratamento automatizado que produzam efeitos na esfera jurídica do titular ou que o afetem significativamente de forma similar, nos termos do artigo 22.º, n.º 1, do RGPD.

As respostas geradas pelo Assistente têm natureza meramente informativa, não constituindo aconselhamento clínico, jurídico, financeiro ou outro tipo de aconselhamento profissional vinculativo, nem dispensando o utilizador de recorrer aos canais e profissionais habilitados.

A MedicineOne não procede à definição de perfis (profiling) do utilizador no contexto da utilização do Assistente.

12. Transparência sobre o Sistema de Inteligência Artificial

Em cumprimento do dever de transparência previsto no artigo 50.º do Regulamento (UE) 2024/1689 (AI Act) e do princípio da transparência consagrado no artigo 5.º, n.º 1, alínea a), e nos artigos 13.º e 14.º do RGPD, a MedicineOne informa o utilizador do seguinte:

• O Assistente é um sistema de inteligência artificial que recorre a um modelo de linguagem de grande dimensão (Large Language Model — LLM) para gerar respostas em linguagem natural a partir de uma base de conhecimento curada, exclusivamente para efeitos de apoio técnico e funcional à utilização dos softwares desenvolvidos pela MedicineOne;

• As respostas geradas pelo Assistente podem ser imprecisas, incompletas, desatualizadas ou conter erros (incluindo o fenómeno comummente designado por «alucinações»), pelo que devem ser sempre validadas pelo utilizador, designadamente em decisões com relevância clínica, jurídica, contratual ou patrimonial;

• O Assistente foi configurado para operar dentro de um domínio funcional restrito, circunscrito ao apoio técnico e funcional à utilização dos softwares desenvolvidos pela MedicineOne e tal como definido pela MedicineOne, podendo recusar-se a responder a questões fora desse domínio ou contrárias às suas regras de operação;

• O Assistente não é um dispositivo médico, não realiza atos médicos nem substitui consulta, diagnóstico ou aconselhamento de profissional de saúde habilitado;

• O Assistente não está classificado como sistema de IA de risco elevado nos termos do Anexo III do AI Act, sem prejuízo da avaliação de risco contínua efetuada pela MedicineOne.

13. Segurança da Informação

A MedicineOne adota medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais contra o tratamento não autorizado ou ilícito, perda, destruição ou danificação acidental, nos termos do artigo 32.º do RGPD, designadamente:

• Cifração dos dados em trânsito (TLS 1.2 ou superior) e em repouso;

• Controlos de acesso baseados em funções (RBAC) e princípio do privilégio mínimo;

• Registos de auditoria das ações de tratamento;

• Procedimentos formais de gestão de incidentes e de violações de dados pessoais, com notificação à autoridade de controlo no prazo de 72 horas, sempre que tal seja exigível nos termos do artigo 33.º do RGPD, e comunicação ao titular nos termos do artigo 34.º;

• Sistema de gestão da segurança da informação compatível com as normas ISO/IEC 27001 e ISO 13485 aplicáveis;

• Avaliações periódicas de impacto sobre a proteção de dados (DPIA), nos termos do artigo 35.º do RGPD, quando aplicável.

14. Cookies e Tecnologias Equivalentes

O Assistente pode utilizar cookies de sessão ou tecnologias equivalentes estritamente necessárias ao funcionamento técnico do serviço, designadamente para manter a continuidade da conversa durante a sessão. Estes cookies têm caráter temporário e são eliminados no termo da sessão.

O Assistente não utiliza cookies de rastreamento, de publicidade comportamental ou de análise não estritamente necessários sem o consentimento prévio do utilizador, nos termos exigidos pela Lei n.º 41/2004, de 18 de agosto, e demais legislação aplicável.

15. Menores

O Assistente não se destina a ser utilizado por menores de 16 (dezasseis) anos, sem o consentimento ou autorização dos titulares das responsabilidades parentais, nos termos do artigo 16.º da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto.

Quando o Assistente seja disponibilizado em portais ou aplicações cuja base de utilizadores possa incluir menores (designadamente o portal e aplicação DoutorJá), o acesso processa-se através de canais que pressupõem a intervenção dos titulares das responsabilidades parentais ou do representante legal, sendo este responsável pela utilização do Assistente em nome do menor.

Caso a MedicineOne identifique que se encontra a tratar dados de menor sem fundamento jurídico adequado, procederá à imediata eliminação dos referidos dados.

16. Alterações à Política

A presente Política pode ser objeto de atualização, designadamente para refletir alterações legais, regulamentares, jurisprudenciais, técnicas ou de natureza organizativa.

As alterações com impacto material nos direitos dos titulares serão comunicadas com antecedência razoável, através dos canais habituais de comunicação da MedicineOne, sendo a versão em vigor sempre a que se encontra publicada em [ https://chatbot.medicineone.net ].

O controlo de versões e a data da última atualização constam do início do presente documento.

17. Contactos

Para questões relativas à presente Política, ao tratamento de dados ou ao exercício de direitos:

Encarregado de Proteção de Dados

MedicineOne — Life Sciences Computing, S.A.

Rua Jorge Anjinho, n.º 115, Lote 8, 3030-482 Coimbra

Endereço eletrónico: juridico@medicineone.net

Telefone: (+351) 239 103 500